办公用品管理制度
一、为进一步开源节流,规范办公用品管理,特制定本规定:
二、办公用品采购及发放
1、办公用品的采购及发放须遵从“集中采购、保证供应、方便工作、节省开支”的原则。
2、本规定所指办公物品,是指日常办公文具、纸张等文案用品,办公桌椅、档案柜等家具器具,电话机、传真机、计算机、打印机等办公机具设备,电扇、空调等家电设备等。
(一)集中采购由综合办公室负责并管理。(二)集中采购的办公用品包括复印纸、传真纸;计算机消耗的硬盘;打印机消耗的色带、硒鼓、墨盒;
笔记本、各类墨水等。(三)实行定期计划批量采购供应。即:每月25日前各部室向办公室提报下月所需用品计划,填写办公用品申请计划表分管部室领导审批同意后由办公室统一采购,依据审核后的计划,办公室需3日内采购齐全,及时交库管人员验收入库,登记入帐。
(四)特殊办公用品报总经理同意授权后由各部门自行采购。(五)各部门若临时急需办公用品,由经办人填写办公用品申请单,并在备注栏内注明急需的原因,经部门负责人签字,报主管领导同意后,由办公室随时快速安排采购。
(六)必需品、采购不易或耗用量大的物品应酌量库存。(七)采购人采购时应严格遵循“货比三家”的原则,保证所购物品质优价廉、经久耐用。
专业性办公用品(如计算机配件),采购时由专业人员配合共同采购。
三、办公用品的分发领用各部门领用办公用品需填写办公用品领用登记表(附表十三),一式两份,一份用于分发办公用品,另一份用于分发办公用品的台账登记。
办公室进行核对后,每月5日前把申请所要全部用品备齐,分发给各部门。
四、办公用品的管理(一)新入职人员报到时可以向办公室申领办公用品(笔记本1本、中性笔1支),人员离职时,应将所领办公用品交回办公室。
(二)一次性消耗品依据平时记录,由综合办核定基数,并可根据部门人员的实际情况适当进行调整。管理消耗品应限定专人管理,并从第二次发放开始,以旧换新。
(三)对决定报废的办公用品(价格在1000元以上的),要做好登记,在报废处理册上填写用品名称、购置时间、价格、数量及报废处理的其他有关事项,并报主管领导同意后,到办公室、财务办理报废注销手续。
(四)管理消耗品正常使用发生损坏时,要及时向办公室报告,由办公室安排修理,如不报告或擅自将损坏的办公用品丢弃,使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。
五、办公用品的费用控制(一)管理人员的办公费最高按每人每月_元进行费用控制。(二)其他人员的办公费最高按每人每月_元控制,副总级别以上最高按每人每月_元控制。
严格遵从超标不采、不发原则。(三)因工作需要超范围的一律书面说明原因报呈总经理特批。(四)各部门负责人可在标准范围内在部门进行需求调剂,办公室只对各部门办公费用的控制审核。
六、办公用品补充管理条约(一)将办公用品分为两类进行管理:一类是一次性消耗品;另一类是管理消耗品。
1、一次性消耗品名录:修正液、修正笔、固体胶、胶水、铅笔、自动铅笔芯、圆珠笔芯、中性笔芯、软皮本、白板笔、复写纸、A4复印纸、口取纸、牛皮纸、墨汁、墨水、毛笔、纸杯、信纸、稿纸、便笺、1-7号电池、橡皮擦、大头针、曲别针、订书针、垃圾袋、纸巾、卫生纸、擦手纸、洗手液、抹布等
2、管理消耗品名录:盒尺、钢尺、直尺、比例尺、丁字尺、圆规、三角板、削笔刀、自动铅笔杆、圆珠笔杆、中性笔杆、钢笔、皮面笔记本、会议记录本、(单、双)文件夹、插页夹、票据夹、风琴夹、板夹、文件架、纸档案盒、档案袋、文件袋、拉杆夹、图纸袋、白板、印章垫、印台、印油、印泥、湿手器、复写板、小刀、剪刀、刀片、订书机、壁纸刀、起钉器、长尾夹、园夹、垃圾篓、墩布、脸盆、瓷杯、塑料桶、笔筒、鼠标、鼠标垫、烟灰缸、U盘、磁盘、色带、硒鼓、墨盒、计算器等。
管理消耗品中大部分用品采用以旧换新的管理模式。今后,中性笔芯、圆珠笔芯不再列为申领范围,每位员工随时可持用完的空笔芯到综合办公室换领新笔芯(型号相同、规格相同、品牌相同)综合办回收的空笔芯要做破坏性处理并登记,增强所有员工的环保意识,为采购新笔芯提供数据。
3、计算器、U盘、硬盘、光碟、录音笔等物品的采购,领用需由使用部门先申请,报经主管领导批准方可采购,电脑、打印机、扫描仪等固定资产的配置经部门申请,财务部和综合办公室会签后报总经理批准方可(固定资产购置审批表)。
4、对管理消耗品中的物品在使用过程中发生的人为损坏,由使用人照价赔偿,方可再领用新的。因物品本身质量问题造成的无法使用或报废,报综合办公室,核实后另换新的。
根据物品耐用年限已老化的物品,亦可以旧领新。
5、复印纸、打印纸采取领用审批制。打印或复印一般性内部文件,建议正反两面都使用。每个月初,每个处、室各可领取备用周转纸一包(500张)A4纸,不足部分由部门填写申请单,写明用途和预计用量经综合办负责人审批后方可领用,除特殊情况外,原则每次领用最大量为一包。
6、严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。员工离职或因工作调动依照物品领用登记表(附表十六)和固定资产卡(附表十七)将所领物品一并退回(一次性消耗品除外)综合办。
7、员工应本着节约和有利于工作的原则合理使用办公用品。
8、综合办公室应坚持保证工作需要,严格费用标准,规范采购渠道,完善发放手续的原则把办公用品的管理、质量、采购、发放工作力争做到更好。
为加强办公用品的管理,节省开支,保证公司日常工作的顺利进行,特制定本办法。一、公司办公使用的、且未纳入固定资产管理的办公用品、设备器材及耗材,适用本管理办法。二、纳入本办法管理的办公用品,统一由公司办公室组织购买或委托物资采购部门购买,办公室领导签字报销。三、公司办公使用的、单价在500元以上的办公用品、设备器材及耗材应建立台帐,并明确保管人。保管人工作变动应做好清退、移交手续,如有遗失要视情况予
为规范车站办公用品的采购、保管、领取和使用,确保办公所需,倡导勤俭节约、物尽其用,杜绝铺张浪费、大手大脚。管好用好办公物品。特制定办公用品管理制度。 一、 办公用品的采购 1、 办公室所有办公用品的采购工作,统一在车站领导的监督指导下进行。 2、 坚持实行集体采购制度。急用现买零散性采购实行双人采购制度;大宗、批量、贵重物品由车站领导在采购地点、规格型号和质量价格上予以把关,全程参与采购工作;相关
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