档案管理实施细则范本

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档案管理是人事管理的一小部分,下面企业管理网就为大家整理了档案管理实施细则,大家可以阅读下文。第一章总则为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性,合理有效利用档案资料,特制定本细则。

第进行。做归档前将资料分类,分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理,切忌拖拉积压。

第十期、经办人、存档地点等项目。

第二十条档案目录以手工填写和以打印两种方式。目录填写须使用碳素墨水书写,。请将卷内目录放在卷首。

第二十一条装盒,将归档文件按件号顺序装入档案盒。一盒内的文件数量无限制,以装满一盒为准。

第二十二条装盒完毕后,填写《档案盒封面》、《档案盒盒脊》。填写时须使用碳素墨水书写,字迹工整、要素齐全。

第二十三条不同保管期限的文件应分开装盒,不得混装。

第二十四条档案盒的封面与背脊由档案室统一填写,并标明档案盒内所含案件的分类编号及名称,以便查档。第七章档案的鉴定与保管期限

第二十五条档案的鉴定。从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值。

第二十六条档案的保管期限。文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者之外,一般为分二年、长期两种。一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件的保存年限为二年,其余资料原则上均为长期保存。

介于两种保管期限的,保管期限从长。

1.长期保存:1) 公司章程;2) 股东名册;3) 组织规程及办事细则;4) 董事会及股东会纪录;5) 财务报表;6) 政府机关核准文件;7) 不动产所有权及其他债权凭证;8) 工程设计图;9) 其他经核定须永久保存的文书。

10) 预算、决算书类;11) 会计凭证;12) 事业计划资料;13) 期满或解除之合约;

2. 二年保存:1) 结案后无长期保存必要者。2) 一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件第八章档案密级

第二十七条公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级,按档案性质、内容不同划分不同密级,并据此界定档案调阅权限。

1.“绝密”文书含:公司之相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密的文书。

2. “机密”文书含:公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要(决议)、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。

3. “密”文件含:公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。

4. “普通”文件含:部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。

第九章档案借阅、利用工作

第二十八条总监以上管理人员如需借阅一般工作业务相关的资料,可直接在档案管理员处登记后借阅。借阅资料须当天归还;如需再借,应办理续借手续。

第二十九条各部门其它员工因业务需要对本部门档案材料进行借阅或利用的,须一律填写《档案调阅审批单》并经部门负责人和分管总监签字许可后,方可借阅档案。

如需借阅非本部门的档案材料的,还应有相关部门负责人和分管总监签字许可。

第三十条如需借阅公司人事、财务、合同等资料必须经总经理批准许可。

第三十一条档案管理员依据《档案调阅审批单》,为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。

第三十二条借阅的档案原则上在公司内使用。机密文件和绝版文件仅供在存档处查阅,不予借出。

第三十三条借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。

第三十四条档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务,主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

第三十五条档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。

第三十六条依据国家档案、统计法律法规,做好企业档案统计工作。

第三十七条政府有关部门依法执行公务,需要查阅公司档案,公司予以配合、协助。第十章档案的销毁

第三十八条对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,销毁清册经相关负责人批准,方能销毁。该清册永久保存;销毁时要有二人以上监销,关在清册上签字。

销毁时请使用碎纸机或焚烧的方式。

第三十九条公司终止、解散时,档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。

第四十条公司应采取严密管理措施,防止档案失密和泄密。第十一章附则

第四十一条档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理,提高管理效率。

第四十二条本办法由行政部解释、补充,由公司总经理批准颁行。

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