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律界问答 办公室岗位责任制及工作制度

办公室岗位责任制及工作制度

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办公室岗位责任制及工作制度
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办公室岗位责任制及工作制度

一、办公室主要职责和任务

办公室是分局的综合业务职能部门，围绕分局中心工作参与政务，管好事务，搞好服务，确保分局日常工作的正常运转。

其主要职责和任务：

（一）负责起草分局重要文件，审核机关业务部门拟制的文件。

（二）负责信息综合、学术调研、税收宣传、文电处理和学会秘书工作。

（三）负责机要、档案、信访和来访接待工作。

（四）负责局领导交办的组织协调、督促检查工作。

（五）负责协调、安排全局各类会议和有关会议的组织工作。

（六）参与协调、组织分局领导参加的有关活动。

二、办公室各类人员工作职责

（一） 文秘人员职责

1、 承办以分局、分局办公室名义上报、下发的公文。

2、负责分局年度总结、工作要点、综合性经验材料等重要文件的起草。

3、按照分局领导指示，向上级有关部门反映分局重要工作的落实情况。

4、负责分局各类信息的搜集、综合、传送上报和对下考核。

5、负责落实调研课题，撰写调研报告，组织分局学术理论研究活动。

6、负责与新闻单位的联系和新闻报道稿件的撰写、审核、报送。

协调组织税收宣传活动，承办上级交办的涉税杂志征订工作。

7、负责分局领导交办有关工作的督促检查、组织协调和情况反馈。

8、承担分局《月工作要点》和《周会议安排》的收集、综合拟制。

9、负责记载分局《大事记》。

10、负责局长办公会、分局局务会的会议记录、会务工作和会议纪要的起草。

安排、协调以分局名义召开的各类会议。

11、参与协调分局领导参加的各种公务活动。

12、负责分局各类电、函的处理。

13、负责分局日常值班和来访接待工作。

（二） 机要人员职责

1、 负责全局各类文件收发、传阅、借阅工作。

2、 负责分局印鉴、介绍信的保管和使用。

3、负责全局重大事件的记录、整理、保存。

(三)档案人员职责

1、负责本机关应归档文件材料的收集、整理等文书立卷工作和案卷的接收与移交；

2、保管本机关各种门类和载体的档案，汇编档案资料，编制检索，提供档案利用；

3、整理室藏档案，科学分类排列，系统编目编号，使之达到规范标准，并做好档案的鉴定、统计工作；

4、搞好库房管理，落实“八防”措施，保护档案安全并定期核对清点档案，保持账物相符；

5、对所属机构形成的各种文件材料的收集、整理、归档进行监督和指导；

6、办理领导交办的其它有关档案业务工作。

（四）打字员职责

1、 负责分局、分局办公室文件的打印或复印。

2、负责对微机、打印机、油印机进行和复印进行定期保养，负责文件头、文件纸及打印零配件保管工作。

3、完成领导交办的其它工作。

办公室工作制度

一、档案管理制度

（一）档案归档制度

归档范围：本机关在各项工作活动中形成和使用的公文、电报、簿册、图表、录音、录像、相片等，凡是反映本机关工作活动具有查找利用价值的，均属归档范围。

归档时间：文书档案第二年上半年完成，会计档案隔年一季度完成，科技、声像档案在工作项目，活动之后随时归档。

归档要求：

1、一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一全宗。

2、 分类一般采取年度――问题分类。

3、案卷的排列、以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列，排列方法统一，前后保持一致，不可任意改动。

4、根据不同门类和保管期限，按照案卷排列的顺序编制卷号，在一个全宗内，案卷目录号不得重复。

在一册案卷目录内不得出现重复案卷号。

5、案卷质量应符合《武汉市机关档案室业务建设暂行规定》的要求，案卷格式和各种装具符合国家和市档案局标准，卷内文字严禁使用铅笔、元珠笔。

（二）档案保管制度

1、本机关形成的各处门类和载体的档案，由档案室集中统一管理，做到专室、专柜、专（兼）职人员负责保管；

2、档案室有防资措施，防风窗帘，防火器材，档案柜内放有防虫、防腐药品，以使档案得到安全保护；

3、根据气候条件，适时开窗通风或密闭门窗防潮，以保持室内一定的温湿度；

4、档案室内严禁吸烟、存放易燃、易爆物品及招鼠之物，保持室内清洁；

5、平时出入库存的档案，应及时清点登记，并定期检查室藏档案、经常检查电灯、电器线路有无破损，下班前注意关灯、锁门、关门窗。

6、档案人员变动工作时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。

（三）档案保密制度

1、经常对机关工作人员进行档案保密教育，明确保密范围，严守保密纪律，执行《保密手册》；

2、非因工作不得随意谈论档案内容，不得在和人交往和通信中泄露属于国家机密和档案资料；

3、不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家机密的档案资料，并严禁将档案携带、传递、寄至境外；

4、凡属保密档案，不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像进行宣传；

5、严格控制机密档案查阅范围，并按照保密规定，对归档后多余的文件材料及时销毁；

6、定期检查档案保密情况，发现问题及时上报，不隐瞒、失泄密事故；

7、加强库房管理，非本室工作人员严禁入内。

（四）档案利用制度

1、档案室保存的各种门类和载体的档案均属利用范围，主要为领导决策和机关各项工作服务；

2、本机关工作人员查阅档案，均限于本人工作范围所形成的档案材料，查阅超出本人工作范围的须经有关负责人同意；

3、 查阅保密档案范围，需经主管领导批准；

4、外单位查阅档案时，必须持介绍信，经同意按介绍信内容查阅；

5、查阅档案时，严禁涂改、勾划、抽页、折毁、剪裁、增删档案，对摘抄的档案不得私人保管或转借传阅，更不能翻印公布、倒卖；

6、查阅档案必须履行登记，注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。

二、办公室会务制度

1、为保证办公室工作高效协调、顺畅运作，建立办公会制度；

2、办公会由主任或委托副主任主持召开。

3、会议一般每周一下午召开，有特殊情况可临时召开。

4、参加会议人员为办公室全体人员，必要时通知有关人员参加。

5、办公会主要内容为汇报讲评上周工作，布置下周及近期主要工作，商议、协调、解决工作中遇到的矛盾和问题。

6、秘书室承办会议的会务组织工作。

三、打印室管理制度

1、 文秘人员负责打印室的管理工作。

2、文秘人员对送交的文件、材料应逐一登记、校核，并签字后送打印室打印。

3、电脑等打印设备要经常维护。

打印设备出现故障应及时分析，查找原因，并向办公室领导汇报。

4、严格打印或复印程序和手续。

打印文件必须有领导签字、有文号、有校对人签名。

不得私自接受打印件或复印。

手续不完备的应拒绝打印。

5、保证打印或复印质量，提高工作效率。

坚持谁起草谁校对，两校一复核制度。

急件随到随打，平件一般不超过三天。

一般差错率控制在千之分二以内，杜绝原则性差错。

6、严格遵守保密规定，禁止无关人员翻阅打印资料和出入打印室，不在室内待客闲谈。

7、负责打印室的安全、卫生、保洁工作。

做到每日清扫清洁，每周大扫除。

人走四关（关机、关电、关灯、关门）。

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