行政执法文书制作及归档规范

湖口县市容执法局

行政执法文书制作及归档规范

第一章总则

第一条为规范城市管理行政处罚行为，提高城市管理

行政处罚文书制作水平，根据《行政处罚法》等法规规定，结合本局实际，特制定本规范。

第二条本规范适用本局行政执法单位行政处罚文书的

第三条城市管理行政处罚文书的制作必须符合有关法

律、法规和规章的规定，做到内容完整、表述准确、用语规范。

第四条城市管理行政处罚文书分为内部文书和外部文

书。内部文书是指城市管理行政执法机关在内部使用，记录内部工作流程，规范执法工作运转程序的文书。外部文书是指城市管理行政执法机关对外使用，具有法律效力的文书。

第二章文书制作基本要求

第五条城市管理行政执法机关制作行政处罚文书时应

当按照规定的格式印制后填写。文书填写应当使用蓝黑色或1

黑色签字笔或钢笔，做到字迹清楚、文面整洁。有条件的，可以按照规定的格式打印制作。

第六条城市管理行政处罚文书设定的栏目，应当逐项

填写，不得遗漏和随意修改。无需填写的，应当用斜线划去。

文书中除编号、价格、数量等必须使用阿拉伯数字的外，应当使用汉字。

第七条城市管理行政处罚文书应当使用公文语体，语

言规范、简明、严谨、平实。

第八条城市管理行政处罚文书中“案由”填写为“当

事人姓名(名称)＋违法行为性质＋案”。

在立案和调查取证阶段文书中“案由”应当填写为“当事人姓名(名称)＋涉嫌违法行为性质＋案”。

第九条当场处罚决定书、行政处罚事先告知书、行政

处罚决定书等外部文书应当编注案号。

编号模式为：城市管理行政执法机关简称＋执法种类＋文书类别＋年份＋文书顺序号。

第十条城市管理行政处罚文书中当事人情况应当按如

下要求填写：

根据案件情况确定“个人”或者“法人或者其他组织”，“个人”、“法人或者其他组织”不能同时填写。

当事人为个人的，姓名应填写身份证或户口簿上的姓

名；住址应填写常住地址或居住地址；年龄应以身份证或户口簿上的出生年月日为准。

当事人为法人或者其他组织的，填写的单位名称、法定代表人(负责人)、地址等事项应与工商登记注册信息一致。

第十一条询问笔录、现场检查(勘验)笔录、听证笔录等文书，应当场交当事人核对，并由当事人逐页签字或盖章确认。当事人认为笔录内容无误的，应在笔录上写明“以上笔录无误”字样，并签名注明日期。

记录有遗漏或者有差错的，可以补充和修改，但应由当事人在改动处签字、盖章或压指印确认。

当事人拒绝签字盖章或拒不到场的，执法人员应当在笔录中注明，并应当依法邀请在场的其他人员签字。

第十二条城市管理行政处罚文书首页不够记录时，可以附纸记录，但应当注明页码，由相关人员签名并注明日期。

第十三条城市管理行政处罚文书中的审核、审批意见应表述明确，没有歧义。

第十四条城市管理行政执法机关向当事人告知和送达

的通知书、告知书等外部文书必须以行政处罚机关名义作出，加盖本机关印章。

需要交付当事人的文书中设有签收栏的，由当事人直接签收；也可以由其同住的成年家属或委托代理人签收。3

文书中没有设签收栏的，应当使用文书送达回证。

第十五条城市管理行政处罚文书中注明加盖行政处罚

机关印章的地方必须加盖印章，加盖印章应当清晰、端正，要“骑年盖月”。

文书尾部要求签名或注明日期的，应当准确无误，并由执法人员、审核人、审批人等手签姓名，不得机打。

第三章具体文书适用及制作

第十六条城市管理行政执法机关适用简易程序，当场作出行政处罚决定，应当制作当场处罚决定书。

当场处罚决定书应当写明违法行为发生的时间、地点、违法行为的事实、性质、情节及危害后果等情况；写明作出行政处罚所依据的法律、法规、规章的全称并具体到条、款、项、目；

行政处罚内容应当具体、明确、清楚。

第十七条城市管理行政执法机关在办理一般程序案件

中，应当制作行政处罚立案审批表，履行报批立案手续。

行政处罚立案审批表应当写明案件来源，按照检查发

现、群众举报、上级交办、有关部门移送、媒体曝光等情况据实填写；应当写明简要案情，包括当事人涉嫌违法的事实、证据等简要情况以及涉嫌违反的相关法律规定。

第十八条城市管理行政执法机关为查明案件事实，收集证据，向相关人员调查了解有关案件情况，应当制作询问笔录。

询问笔录应当记录被询问人提供的与案件有关的全部

情况，包括案件发生的时间、地点、情形、事实经过、因果关系及后果等。

询问时应当有两名以上执法人员在场，并做到一个被询问人一份笔录，一问一答。询问人提出的问题，如被询问人不回答或者拒绝回答的，应当写明被询问人的态度，如“不回答”或者“沉默”等，并用括号标记。

第十九条城市管理行政执法机关对与涉嫌违法行为有

关的物品、场所等进行检查或者勘验，应当制作现场检查(勘验)笔录。

现场检查(勘验)笔录应当对所检查的物品名称、数量、包装形式、规格或所勘验的现场具体地点、范围、状况等作全面、客观、准确的记录。

对现场绘制的勘验图、拍摄的照片和摄像、录音等资料应当在笔录中注明。

第二十条城市管理行政执法机关在查处案件过程中，对可能灭失或者以后难以取得的证据进行登记保存时，应当制作证据登记保存清单。

行政处罚机关可以在证据登记保存的相关物品和场所

加贴封条，封条应当标明日期，并加盖行政处罚机关印章。

证据登记保存清单中应当对被保存物品的名称、规格、数量、生产日期、生产单位作清楚记录。

当事人应当签署“上述物品经核对无误”的意见并签名注明日期。当事人不在现场或拒签的，执法人员应当在文书上注明情况。

第二十一条城市管理行政执法机关在规定的期限内对

被登记保存的物品作出处理决定并告知当事人，应当制作证据登记保存处理决定书。

证据登记保存处理决定书中当事人姓名(名称)应与证

据先行登记保存清单中的当事人一致。

物品具体处理决定意见应当包括：全部或部分退还、送交有关机构检验或鉴定、移送其他机关等。

作出退还决定的，应当有当事人“上述物品已退还”的意见记载、接收时间以及两名以上执法人员的签名。

第二十二条城市管理行政执法机关在案件调查过程中

依照有关法律法规对有关涉嫌违法的物品采取强制措施，应当制作查封(扣押)通知书。

查封(扣押)通知书应当写明当事人姓名(名称)、查封扣押事由及法律依据、查封扣押物品基本情况、执法人员姓名、执法证件编号，并加盖行政处罚机关印章。

查封(扣押)时，应当在相关物品、场所加贴封条，封条应当标明查封(扣押)日期，并加盖行政处罚机关印章。6

第二十三条城市管理行政执法机关经调查核实，依法对查封(扣押)物品解除强制措施并告知当事人，应当制作解除查封(扣押)通知书。

行政处罚机关在作出解除查封(扣押)决定时，应当制作解除查封(扣押)的物品清单。解除查封(扣押)的物品要与查封(扣押)时的物品核对无误。

对查封(扣押)物品部分解除时，清单应当写清解除查封(扣押)物品的具体情况。

第二十四条城市管理行政执法机关执法人员在案件调

查结束后，就案件调查经过、证据材料、调查结论及处理意见报请城市管理行政执法机关负责人审批，应当制作案件处理意见书。

案件处理意见书应当注明违法行为发现时间、发现途

径、违法行为人、违法行为发生地点、违法行为内容等违法事实、情节和后果，以及开展调查取证的全部过程。

执法人员应当根据案件调查情况和有关法律、法规的规定形成调查结论并提出处理意见。据以立案的违法事实不存在的，应当写明建议终结调查并结案等内容；

对依法应给予行政处罚的，应当写明给予行政处罚的种类、幅度及法律依据等。

案件处理意见应当经由行政处罚机关负责法制工作的

机构审核，审核意见应由机构负责人签名。

审批意见应当由行政处罚机关负责人写明。对重大、复杂或者争议较大的案件，行政处罚机关负责人应当集体讨论，对案件进行分析和审议。

第二十五条城市管理行政执法机关依据有关法律、法规的规定，责令违法行为人纠正违法行为，应当制作责令改正通知书。

责令改正通知书应当写明具体的法律依据、违法行为的危害后果和责令改正违法行为的时限。

第二十六条城市管理行政执法机关在作出行政处罚决

定前，应当制作行政处罚事先告知书，告知当事人拟作出的行政处罚决定的事实、理由、依据以及当事人依法享有的权利。

行政处罚机关应当根据案件是否符合听证条件，决定适用一般案件文书或听证案件文书。

行政处罚事先告知书应当写明当事人的违法事实、违反的法律条款、拟作出行政处罚的种类、幅度及法律依据，并告知当事人享有的陈述和申辩的权利、要求举行听证的权利及法定期限，并注明联系人、联系电话和行政处罚机关地址等。

对违法事实的描述应当完整、明确、客观。

第二十七条城市管理行政执法机关决定举行听证会并

向当事人告知听证会事项，应当制作行政处罚听证通知书。8

行政处罚听证通知书中应当告知当事人举行听证会的

时间、地点、方式(公开或不公开)，主持人的姓名、工作单位及职务，以及当事人可以申请回避和委托代理人等事项。

第二十八条城市管理行政执法机关应当制作听证笔录，记录听证过程和内容。

听证记录应当写明案件调查人员提出的违法事实、证据和行政处罚意见，当事人陈述、申辩的理由以及是否提供新的证据，证人证言、质证过程等内容。

案件调查人员、当事人或其委托代理人应当在笔录上逐页签名并在尾页注明日期；证人应当在记录其证言之页签名。

第二十九条城市管理行政执法机关依法适用一般程序，对当事人作出行政处罚决定时，应当制作行政处罚决定书。

行政处罚决定书对违法事实的描述应当全面、客观，阐明违法行为的基本事实，即何时、何地、何人、采取何种方式或手段、产生何种行为后果等；

列举的证据应当是经行政处罚机关审查有效的证据。

作出行政处罚决定所依据的法律、法规、规章应当写明全称，列明适用的条、款、项、目。

行政处罚内容应当主次分明、具体明确，写明行政处罚种类、数额、期限等；作出罚款的行政处罚，应当写明指定的收款银行名称和帐号。

对当事人陈述申辩意见的采纳情况及理由应当予以说

明；对经过听证程序的，文书中应当载明。

有从轻或者减轻情节，依法予以从轻或者减轻行政处罚的，应当写明。

应当告知当事人有申请行政复议、提起行政诉讼的权

利、途径和期限；法律、法规规定复议前置的，可以只告知行政复议的途径和期限。

行政处罚决定书必须加盖行政处罚机关印章。

第三十条城市管理行政执法机关将行政处罚决定书送

达当事人，应当制作送达回证。

送达回证中送达机关指行政处罚机关；送达人员指行政处罚机关的执法人员或行政处罚机关委托的有关人员；受送达人指案件当事人；

送达地点应表述准确、规范；送达时间应具体到时、分，由收件人手签；收件人不是当事人时，应当在备注栏中注明其身份和与当事人的关系。

第三十一条城市管理行政执法机关对罚没物品依法进

行处理，应当制作罚没物品处理记录。

罚没物品处理记录应当载明对罚没物品处理的时间、地点、方式，参与处理的执法人员应当在记录上签字。

第三十二条城市管理行政执法机关向人民法院请求强

制执行行政处罚决定，应当制作行政强制执行申请书。10

行政强制执行申请书应载明受理强制执行申请的人民

法院的全称。受理法院一般为行政机关所在地法院，执行标的为不动产的，受理法院为不动产所在地的法院。

申请书应载明当事人在法定期限内是否提出行政复议

申请、提起行政诉讼或写明行政复议决定、行政判决的有关情况。

申请书应载明当事人应当履行的行政处罚内容，包括行政处罚决定书中的行政处罚内容和履行期限、行政复议决定书中确认的行政处罚内容和法院裁决确认的行政处罚内容。

申请书应当附有行政处罚案件的相关案卷资料。

第三十三条城市管理行政执法机关执法人员在案件

终结后，报请城市管理行政执法机关负责人批准结案，应当制作行政处罚结案报告。

行政处罚结案报告应当对案件的办理情况进行总结，对给予行政处罚的，写明行政处罚决定的内容及执行情况；不予行政处罚的写明理由；

予以撤销案件的，写明撤销的理由。

第四章文书归档及管理

第三十四条一般程序案件应当按照一案一卷进行组卷；材料过多的，可一案多卷。

简易程序案件可以多案合并归档。

第三十五条案卷应当制作封面、卷内目录和备考表。

封面题名应当与案由一致。

卷内目录应当包括序号、题名、页号和备注等内容，按卷内文书材料排列顺序逐件填写。

备考表应当填写卷中需要说明的情况，并由立卷人、检查人签名。

第三十六条案件文书材料应当排列有序，按时间顺序排列，或行政处罚决定书在前、其余文书按时间顺序排列。

不能随文书装订立卷的录音、录像等证据材料应当放入证据袋中，并注明录制内容、数量、时间、地点、制作人等，随卷归档。

第三十七条当事人申请行政复议和提起行政诉讼或者

行政机关申请人民法院强制执行的案卷，可以在案件办结后附入原卷归档。

第三十八条卷内文件材料应当用阿拉伯数字从“1”开

始依次用铅笔编写页号；页号编写在有字迹页面正面的右上角和背面的左上角；大张材料折叠后应当在有字迹页面的右上角编写页号；

A4横印材料应当字头朝装订线摆放好再编写页号。

第三十九条办案人员完成立卷后，应当及时向档案室移交，进行归档。

案卷归档，不得私自增加或者抽取案卷材料，不得修改案卷内容。

第四十条本规范自年月日起实施。