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律界问答 公司会议管理制度

公司会议管理制度

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公司会议管理制度
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公司会议管理制度

1.目的为加强公司会议管理,提高会议效率,特制定本规定。

2. 适用范围本规定适用于集团各公司会议管理。

3．会议管理

3.1 公司总经办(或人力资源及行政部)是会议管理的归口部门,负责公司会议室的管理,会议的组织、通知、记录、纪要、传达等工作。

3.2 会议管理部门发出会议通知时,会议通知包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

3.3 各部门负责本部门会议的组织管理工作。

3.4 参加会议的人员要在会议记录上签到。

3.5 会议记录由总经办或人力资源及行政部指定专人记录和保存,会议记录应记载会议召开的日期、地点、主持人姓名、会议议程、出席人员姓名、发言要点、每一决议事项的决议结果等。

3.6 每周人事行政部将会议计划列入工作计划,各部门要服从人事行政部的会议安排,各部门小会不应安排在公司例会同期召开。

3.7 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议,由公司人事行政部协调安排合并召开。

3.8 凡公司人事行政部已列入会议计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排新的其他会议时,召集单位应提前二日报请公司人事行政部调整会议计划。

未经公司人事行政部协调,任何人不得任意打乱正常会议计划。

3.9 对于准备不充分、重复性、无多大作用的会议,公司人事行政部可以拒绝安排。

4. 会议类别

4.1 总经理办公会

4.1.1 总经理办公会原则上每周召开一次,会议地点:会议室;

4.1.2 总经理办公会参加人员:总经理、副总经理、财务总监、总经理助理、人力行政部经理、质检部经理、营销部经理、生产部经理(部门经理不在时由部门副经理参加),必要时可视会议内容增加其他人员;

4.1.3 总经理办公会议由总经理主持,会议研究讨论公司经营管理、生产计划、行政人事、财务管理等方面的重大事宜;

4.1.4 总经理办公会议由总经办(人力资源及行政部)负责通知与会人员,并作会议记录,会后总经办(人力资源及行政部)形成会议纪要,统一编号并保管;

4.2 生产调度会

4.2.1 每天早上8:30在生产部办公室召开生产调度会,会议地点:生产部办公室;

4.2.2 生产调度会参加人员:生产厂长、生产部经理、机电设备经理、生产副经理、仓库主任、质检部主任等,必要时可视会议内容增加其他人员;

4.2.3 生产调度会由生产副总经理主持(副总不在时由厂长或生产部经理主持),会议研究讨论生产工作安排、设备运行、设备检修、产品质量、工艺事故处理等事宜;

4.2.4 生产调度会由生产部负责通知与会人员并作会议记录,统一编号并保管;

4.3 部门会议

4.3.1 各部门根据工作需要适时安排本部门工作会议,原则上应保证每周一次;

4.3.2 部门工作会议由各部门经理主持,会议形式由各部门自行拟定;

4.3.3 部门工作会议应主题明确,讲求实效,以统一思想、布署计划、总结工作、提高业务水平为目标。

4.4 经营活动分析会

4.4.1 由总经理主持,公司领导和相关部门经理参加,销售部、财务部准备会议材料和内容;

4.4.2 每月召开一次;汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果,评价各方面的工作情况,肯定成绩,揭露问题,提出改进措施,不断提高公司经济效益;

4.4.3 会议结束后,由销售部总结形成会议纪要,总经办(人力资源及行政部)核稿,下发执行。

4.5 质量分析会

4.5 .1主管副总经理主持,公司领导和相关部门经理参加,质检部准备会议材料和内容;

4.5 .2每月召开一次;汇报、总结、上月产品质量情况,讨论分析质量事故(问题)、研究决定质量改进措施;

4.5 .3会议结束后,由质检部总结形成会议纪要,总经办(人力资源及行政部)核稿,下发执行。

4.6 安全工作会

4.6 .1主管副总经理主持,公司领导和相关部门经理参加,生产部、人力资源及行政部准备会议材料和内容;

4.6 .2每月召开一次;汇报总结前月/季安全生产、治安、消防工作情况,分析处理事故,检查分析事故隐患,研究确定安全防范措施;

4.6 .3会议结束后,由总经办(人力资源及行政部)总结形成会议纪要,下发执行。

4.7 职工(代表)大会

4.7 .1公司工会主席主持,人力资源及行政部组织,全体员工参加。

4.7 .2通报全年(半年)工作情况、部署新的一年(半年)工作任务,表彰奖励先进集体、个人,每年一次或二次。

4.7 .3会议准备参照大型会议内容。

4.8 其他大型会议

4.8 .1大型会议包括公司全体员工大会、年度表彰总结会及上级机关或在公司召开的会议等。

4.8 .2大型会议的召开应经总经理批准。

4.8 .3大型会议一般应成立会务组,人力资源及行政部负责会议的筹备工作,并编制会议预算,如有必要印制会议凭证,如出席证、列席证、工作证、请柬等。

4.8 .4为体现会议气氛,大型会议应布置会场,包括:悬挂会标、徽记、旗帜等;设置主席台,安排座次,设置发言席,摆放席签、话筒;确定会议桌摆放形式,明确划分会场区域,并使与会者明确;保证照明、通风、录音、空调设备齐全、有效。

4.8 .5大型会议要对与会人员的食宿、用车、文乐、安全保卫等做出细致安排。

4.8 .6做好会议发言、投票、发奖、现场拍照、录像等方面的准备工作。

4.8 .7会务组进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

5. 会议纪律

5.1 参加会议人员不得迟到、早退。

5.2 会议期间应将手机调至震铃状态。

5.3 参加会议人员要注意聆听会议发言,做好记录。

5.4 会议期间,与会人员无特殊情况不得请假。

5.5 会议发言要精简,讲求实际效果,不允许拖沓、冗长和无原则的讨论。

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