物业公司财务管理制度

物业公司财务管理制度

(一) 现金管理

1、 现金的使用范围根据国家现金管理制度及结算制度的规定,企业收支的各种款项必须按照国务院颁发的《现金管理暂行条例》的规定办理(见附件),在规定的范围内使用现金。

允许企业使用现金结算的范围是

(1) 职工工资、津贴;

(2) 个人劳务报报酬;

⑶ 根据国家规定颁发经个人的科学技术、文化技术、体育等各种奖金;

(4) 各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出;

(5) 向个人收购农副产品和他物资的价款;

(6) 出差人员必须随身携带的差旅费;

(7) 另星支出;

(8) 中国人民银行确定需要支付现金的其他支出,属于上述现金结算范围的支出,公司可以根据需要向银行提现支付,反之一律通过银行进行转账结算。

2、 库存现金的限额库存现金的限额是指保证公司日常另星支出按规定允许留存的现金的最高数额,库存现金的限额,由开户行根据开户单位的实际需要和距离银行远近等情况核定,其限额一般按照公司3-5天日常另星开支所需现金确定,远离银行或交通不便的企业,银行最多可根据公司15天的正常开支量来核定库存现金的限额,正常开支需要量不含公司每月发放工资和不定期差旅费等大额现金支出,库存限额 一经核定,要求公司必须严格遵守,不能任意超过,超过限额部分的现金应及时存入银行;库存现金低于限额时,可以签发现金支票从银行提取现金,补足限额。

3、 不准坐支现金公司发生的现金收入,应及时送存银行,不得直接用于支付自己的支出。用收入的现金直接支付支出的,叫做"坐支"。

公司如因特殊情况需坐支现金的,应事先报经开户行审查批准,由开户行核定坐支,范围和限额。公司应分期向开户行报送坐支金额和使用情况。

未经银行批准,企业不能擅自坐支现金。为了加强银行监督,公司向银行送存现金时,应在送款薄上注明款项的来源。从开户银行提取现金时,应当在现金支票上写明用途,经开户行审核后,予以支付现金。

(二) 票据管理制度包括银行支票和发票的管理。

1、 空白票据的管理

(1) 建立空白票据购买、领用、保管、注销的制度,指定专人管理,以明确责任。

(2) 空白票据保管人员应建立明细登记薄,将每本空白票据起止号登记齐全,领用时按本注销。

⑶ 空白票据的领用,必须按号码顺序领用和签发,不得间隔号码。

(4) 出纳人员存放未使用完的空白票据时,应与印鉴分开保管,更不得将空白票据事先盖好印鉴存放。

(5) 各类票据不准转借、转让、倒卖、代开、撕毁、涂改、伪造,不准在填写票据时弄虚作假,不准擅自出售或拆本使用及销毁。

(6) 公司若发生停业,合并等特殊情况,应按税务机关规定,需要撤销或更换发票的应在税务机关规定的期限内向原购领发票的税务机关办理发票的撤销、更换手续,一律不准私自处理。

2、 银行支票

(1) 银行支票的领用及签发A、签发银行支票应按银行现行规定办理,用自动支票打字机或墨汁、黑签字笔、炭素墨水填写。

B、领用空白转帐支票应由领用人在支票登记薄中签名后领用,出纳人员应同时在支票票面上写明日期,收款单位、用途及支付限额。

C、需当时付款的固定经济业务,如:合同款、劳务费、往业款项等,按照公司付款程序,经公司领导同意后,出纳人员应根据收款单位的收据,将其收款单位、用途、日期、大小写金额等项目填写齐全,不得空项,支票的存根应和支票正联填写相同,不得简化,不得潦草。

D、现金支票必须由出纳人员签发,支票中的项目必须填列齐全,支票的存根应和支票正联填写相同,不得简化,不得潦草。E、不准签发空头支票,不准签发远期支票,不准出租和出借支票或转让给别的单位和个人使用,不准将支票交给收款单位代办签发,不准填写假用途,逃避银行监督。

(2) 银行支票的报帐A、空白转帐支票领用人应在支票签发后的五天之内向财会部门进行报帐,逾期不报的应由会计部门负责催报,因迟报而造成资金不足出现空头支票或延误了会计工作的,应对领用人给予一定的经济处罚。

B、转帐支票使用完毕后,领用人应将经过领导批准及经办人签字后的收据交到会计部门,经出纳人员审核后进行支票销号。C、支票如有丢失,领用人应立即同会计部门进行联系,同时向公司领导汇报,以便采取措施及时解决。

如因汇报不及时,又不采取相应措施,因此而造成的损失,应追究领用人的责任。

⑶ 银行出现差错签发支票发生错误不能更改,应在支票的正联和存根上加盖"作废"戳记。作废的支票不得撕毁和丢失,应由会计部门按年单独装订成册,随会计资料一同归档。

3、 发票(含机打发票、手写发票及内部收据)

(1) 购买发票时,应根据当地税务机关规定的要求,到指定地点购买。购买发票时应根据不同行业,购买性质不同的发票。

(2) 发票的领用A、使用发票时由会计部门负责发票的专人填制《使用发票登记薄》由领用人签字,方可领出。B、填制发票,应用元珠笔并依发票联项垫双面复写纸书写,字迹清晰、工整。

C、填制发票,应根据发票中所设项目填写齐全,不得遗漏和省略,发票填写完毕,应由开票人签名或盖章,同时加盖开票单位的有关专用章(如:财务专用章)。

D、填制发票必须连续使用,不得间隔联次。

⑶ 发票的审核A、作为收款单位时:(a)审核付款单位交来的款项是否为本单位的款项。(b)审核付款单位金额是否与应收金额相符。

(c)转帐付款应按银行支票审核规定,进行逐项审核,现金收付应当面点清。B、作为付款单位时:(a)审核收款单位开据的发票是否印有税务机关发票监制,是否有发票字轨号码,是否有收款单位及开票人签章。

。(b)审核发票日期、收款单位名称、用途、填写是否正确,大小写金额是否相符,累计金额加计是否准确。(c)审核发票是否有更改项目,联次传递是否正确,有无涂改和弄虚作假现象。

(4) 发票差错的更正

1、 按规定不能更改,重新开具新的发票。

2、 发票填写发生错误,不能更改时(如:金额数字),应在发票的各联次上加盖"作废"戳记,如其中联次已撕下,应将撕下的联次按顺序重新粘在发票本上,完整保存其各联,不得销毁。

(三) 公共设施专用基金的管理制度

1、 来源:在住宅区移交时,开发建设单位按住宅区建设总投资的2%的比例,划拨住宅区的公用设施专用基金给住宅区业主委员会。

2、 基金由区住宅管理部门设立专帐专人管理,专款专用,业主委员会和物业管理公司对基金使用受区住宅管理部门的监督。

3、 基金用于住宅区重大维修工程项目和购买管理用房,物业管理公司向业主委员会申请维修计划,业主委员会审批。

(四) 会计工作交接制度

1、 会计人员工作调动或因故调离,必须与接替人办理交接手续,没有办法交接手续的,不得离职。

2、 会计人员离职前,必须将本人所经管的会计工作,在规定的期限内,全部移交清楚。接替人员应认真接管移交的工作,并继续办理移交的未了事项,移交后,如发现经管的会计业务有违犯财务制度和财纪律等问题,仍由原移交人负责。

3、 会计人员办理移交手续前,必须做好以下各项工作:

(1) 已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的,应填制完毕。

(2) 尚未登记的帐目应登记完毕,并在最后一笔余额后加盖印章。

⑶ 整理应该移交的各项资料,对未了事项要写出书面材料。

(4) 编制移交清册,列明应该移交的凭证、帐表、公章、现金、支票薄、文件、资料和其他物品的内容。

(四) 会计人员办理交接手续,必须有监交人负责监交。一般会计人员交接,由会计部经理监交;会计部经理交接,由公司领导人监交,必要时上级主管部门派人会同监交。

4、 会计人员办理交接手续,必须有监交人负责监交。一般会计人员交接由会计部经理监交;会计部经理交接,由公司领导人监交,必要时上级主管部门派人会同监交。

5、 移交人员要按照移交清册,逐项移交;接替人员要逐项核对点收。

(1) 现金、有价证券要根据帐薄余额进行 点交。库存现金、有价证券必须与帐薄余额一致,不一致时,移交人要在规定期限内负责查清处理/

(2) 会计凭证、帐薄、报表和其他会计资料必须完整无缺,不得遗漏。如有短缺,要查明原因,并在移交清册中注明、由移交人负责。

银行存款帐户余额要与银行帐单核对相符。各种财务物资和债权债务的明细帐户余额,要与总帐有关帐余额核对相符,或与往来单位、个人核对清楚。

⑶ 移交人经管的公章和其他实物,也必须交接清楚。

6、 会计主管人员移交时,还要将全部财务会计工作,重大的财务收支和会计人员的情况等向接替人员详细介绍。对需要移交的遗留问题,应写出书面材料。

7、 交接完毕后,交接双方和监交人要在移交清册上签名或盖章。并应在移交清册上注明:单位名称、交接日期、交接双方和监交人的职务、姓名、移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。

移交清册一般应填制一式三份,交接双方各执一份,存档一份。

8、 接替的会计人员应继续使用移交的帐薄,不得自行另立新帐,以保持会计记录的连续性。

9、 会计人员临时调离或因事因病不能到职工作的,会计部经理或公司领导必须指定人员接替或处理。

10、 公司撤销时,必须留有必要的会计人员,办理清理工作,编制决算,未移交前,不得离职。接收单位和移交日期由上级主管部门确定。

合并单位的会计移交手续,比照上述规定办理。

(五) 会计档案管理制度会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算资料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。

1、 会计人员要按照国家和上级关于会计档案管理办法的规定和要求,对公司的各种会计凭证、会计帐薄、会计报表、财务计划、公司预算和重要的经济合同等会计资料,定期收集,审查核对,整理立卷、编制目录、装订成册,指定专人妥善保管,防止丢失损坏。

2、 调阅会计档案,要严格办理手续,本单位人员调阅会计档案,要经会计部经理同意。外单位人员调阅会计档案要有正式介绍信,经公司总经理及会计部经理批准,批准后要详细登记调阅的档案名称,调阅日期、调阅人员的姓名和工作单位、调阅理由、归还日期等。

调阅人员一般不得将会计档案携带外出,需复制的,要经过公司总经理同意。

3、 对保管期满的会计档案,要按照档案管理办法的规定由会计部门和档案部门共同鉴定,报经上级主管批准后进行处理,对需要销毁的会计档案,要填写"会计档案销毁清册"。

销毁时,由公司领导指定档案部门和会计部门共同派员监销,并在销毁清册上签名或盖章。"会计档案销毁清册"要长期保存。

4、 合并、撤销单位的会计档案应根据不同情况,分别移交给并入单位,上级主管部门或主管部门指定的其他单位接收保管,并由交接双方在移交清册上签名或盖章。

5、 会计档案保管期限各种会计档案的保管期限,根据其特点,分为永久、定期二类,具体明细详见附件。

(六) 用章管理制度

1、 会计部印章分别保存在两位出纳员处(财务章、人名章)以利于互相监督和审核。

2、 会计部印章不准外借。

3、 会计人员向外报送报表、文件等,需用印章时,经办人必须在登记薄中写明原因及签字,经会计部经理批准签字后方可使用。

4、 印章用完后放入保险柜中保存。

5、 对外结算的支票用章,经付款主管审核方可使用。

(七) 合同管理制度

1、 所有原始合同原本均给会计部一份由会计部专人负责管理。

2、 所有合同必须按国家规定的税率贴印花税。

3、 每支付一笔合同款时,须先由负责合同的会计员按合同条项逐项审核,审核无误后在付款批件上注明"与合同相符"字样,对于不符合合同要求的付款予以拒付。

4、 建立合同帐薄,按时登记合同帐,合同执行完后要及时注销。

(八) 拨打传真长途电话管理制度

1、 因公向外发传真或打长途,要事先填在登记薄中填清日期、时间、发往地、用途及经办人。

2、 本部门电话仅限于因公使用不得打私人电话、传真不外借。

3、 按照节约原则,因公打长途电话长话短说,尽量让对方往本部门打,节省开支。

(九) 培训计划管理制度

1、 定期由部门主管及经理进行业务培训/

2、 学习国家有关财务、税收等的文件,不断提高业务水平。

3、 凡参加完外出学习的员工,回来后均要写出心得,并将培训内容传达部门员工,以便共同提高。

4、 鼓励利用业余时间参加社会上各种有关培训,积极参加专业技术职称的考试,取得相应技术职称。

5、 定期进行轮岗,使每个员工做到熟悉掌握会计部各岗的工作内容及程序,做到一专多能,做部门里的多面手。

(十) 、报销管理制度

1、 严格按预算付款。

2、 对于手续不完备的款项拒付。

3、 对于现金另星报销要严格审核原始凭证,属于预算内支出项目,报销人必须到负责预算的会计人员处核 销后到会计部经理处审核签字,方可到出纳员处报销。

4、 属于预算外的支出,必须由公司总经理特批在发票背面签字,经办人签字后到会计部经理处审核签字,最后由出纳员再审核无误后,予以报销。

5、 对于发票大小写金额、抬头、印章有误的拒付,内部收据不予报销。

6、 上述报销均由经办人统一填制支出凭单。

7、 报销时间经公司确定后,各部门应严格遵守(遇有特殊情况例外)。