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会议管理制度

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会议管理制度
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会议管理制度

一、目的:为规范公司会议管理,提高会议质量,特制定本制度。

二、适用范围:本制度适用于戴永红炒货厂部会议管理。

三、管理权责:

1、总经理负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。

2、行政部负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出处罚。

四、会议类别

1、周例会

每周一晚上18:30、厂部四楼会议室,尽量解决提出的问题,部门负责人参加,(会前各部门准备自己的总结计划,并提出对公司和其他部门的要求建议。

3.日碰头会

时间:20:30到21:30地点:戴总办公室人员:戴总及各主管

内容:前日总结,明日安排,沟通协调

主持人:依次为戴总陈段X曾记录人:依次为陈段X曾

纪律:不能参加须跟段X说明,并提交书面日总结计划要求(营运部须每日提交),次日会议要总结前两日内容,缺勤数不能超过一周三次。

2、研讨会对某一课题或问题切磋、探讨,不一定有结果,公司提拟。

3、专题会:为某一专题而开,必须有结论,公司部门负责人提拟(并确定参加人员。)

4、(月度)总结会:总结前一段工作,研究、部署下阶段工作,公司总经理提拟。

五、管理内容:

1、会议提拟与审批。

①、公司周例会无须提拟和审批。

②、部门会议由各部门自行安排,但会议时间、参加人,不得与公司会议冲突。

2、会议计划与统筹。

①、凡已列入计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时,会议应

提前1天,并报请总经办调整会议计划。未经总经理同意,任何人不得随意打乱正常会议计划。

②、会议安排的原则为:小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会。各类会议的

优先顺序为:公司例会、公司临时行政会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

3、会议准备。

①、会议通知遵照以下规定:无调整的,不再另行通知,按“谁提拟,谁通知”的原则进

行会议通知,会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为与会人、会务服务提供部门,会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议,应以会议通知单进行书面通知。

(应在公告栏上公示)

②、会议的其它准备工作遵照以下规定:

会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等)准备的组织工作;

会务服务提供部门应提前做好会务准备工作,如落实会场,布置会场,备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等;

③、会议组织。

会议组织遵照“谁提拟,谁组织”的原则。主持人应不迟于会前5分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备。主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明。

会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会议效率。

属讨论、决策性议题的会议,主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;

对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。主

持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人(部门)、达成标准和时间等会后跟进安排向与会人明确。

4、与会人须遵守以下规定:

应准时到会,会议发言应言简意赅,紧扣议题。遵循会议主持人对议程控制的要求,遵守会议纪律,与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移,原则上不允许接听电话,如须接听,须征得与主持人同意,再离开会场,做好本人的会议纪录。

5、公司月周度例会、应控制在3小时以内,临时行政会议一般应控制在2小时以内,根据

会议进行情况确需延时的,主持人须征得与会人员同意。

6、会议记录。

公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录,(主管以上会议)总经理秘书负责会议记录工作,(各部门会议由部门安排总结记录,并上报行政部,行政部根据需要再发到各主管人员)

7、会议记录员应遵守以下规定:

会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性。对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样。会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。

做好会议原始记录的日常归档、保管工作。会议记录为公司的机要档案,不得擅自外泄。

8、会议跟进。

会议决议、决策事项须会后跟进落实的,遵照“谁组织,谁跟进”的原则;会议主持人另有指定的,从主持人指定。

9、迟到、早退、缺席。

开会应提前5分钟到,迟到,所有参加会议的人员在会议规定召开时间后(5分钟内去掉)未到的,计为迟到。早退,凡参加会议人员,如未经主持人同意在会议召开结束前(5分钟去掉)提前离开会场的,计为早退。

缺席,凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的,计为缺席。(因故不能参加会议的,须通知会议主持人)

10、处罚。

1、无正当理由迟到、早退部门主管每次处20元的罚款,总经理每次处50元罚款。

2、无正当理由缺席每次处以40元的罚款,总经理每次处100元罚款。

3、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的,以上处罚由传达人承担。

6.1本制度由总经理负责解释。

6.3本制度由总经理批准后生效,自颁布之日起执行。

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