办公室文员实习报告
1、实习岗位
1.1实习岗位:办公室文员
2、实习内容
2.1内容:接电话,复印,打字,传真,写文稿,订票。
2.2内容的具体细化,在这两个月里,我主要负责的工作是办公室文员。在这一过程中,我采用了看、问、学等方式,初步了解了公司文员工作中的具体业务知识,拓展了所学的专业知识。
为以后正常工作的展开奠定了坚实的基础,从个人发展方面说,对我影响最大的应该是不管做什么工作都要仔细认真,这个两个月里我学会的不只是如何工作,还学会了如何处理人与人之间的关系,更知道了自己不是个孩子很多事不可以自己为中心。
下面说下我工作的具体内容。早上的时候每天都有一个会议,来说说今天谁的工作是什么,由于我是新来的,所以,经理安排有跟着张学习,有什么不懂得都可以问她。
首先,张具体的说了文员的工作内容,如接电话,复印,打字,传真,写文稿,订票等等.张还补充虽然,这些看起来是很小的琐事,但必须细心,主动,诚实,灵活.
2.2.1关于接接听、转接电话:看似平常的接听电话,平常我们都会很自然的接听,但是,作为工作,我们必须用十分温柔的声音对人问好,如果是有什么重要的事,我们还必须记好留言记录、讯息处理,及时的通知经理。此外还要接待来访人员。以前以为接待来访人员就只是简单的问候一下,请来客坐,在来一杯茶就好。做了文员才知道,接待来客也不是那么简单的事。
一、在交谈中你不能泄露公司的机密,
二、你又要让客户感觉到你对他的尊重。要让顾客感受到你的尊重你必须
1.给顾客灿烂亲切的微笑,微笑是全世界通用的语言,
2.温馨合宜的招呼语。第一次接待顾客的时候,又些紧张,闸门都是陌生人从来没说过话,同时,也不了解顾客是什么样的人,脾气方面怎么样。但是,还是很热情的接待了他,引导他入座,给他准备了茶水,同时问明了他的来意,原来是来找经理谈事情的,就给经理通报了。然后,他们就到会议室去谈生意去了,经理还叫我去做记录,他们谈了很多,我只是记了重要的问题。事后,想想,其实接待人这回事,也就那么回事,人和人之间都本来就没什么隔阂。对于,接待人这回事,就这样落幕了。我要学习的也努力的去学了,该要做的也很认真的做了。对于要处理的问题也不是很多。
2.2.2关于负责办公室的信息、机要和保密工作,办公室档案收集、整理工作。这也是个很繁杂的工作,你必须对这个文件都有所了解,你才可以很快的找到和
整理好那些文件,所以上班的第二天,我就开始看公司的文件,到了一个月后,对于公司有更深层次的了解,当顾客电话咨询时我可以很好的介绍我们公司的许多产品。
此外,还要制作工资表和职工的档案表格,在制作表格方面没什么问题,因为在学校也学习过计算机,对于表格的制作,对我来说简直是小菜一碟,所以对于这方面没什么问题。
制作表格是没什么问题,可是,自己从来没用过打印机,所以当经理说叫我把文件打印三份的时候我有些紧张,平常自己是到店子里打印过东西,自己打印还是第一次,好在平常的时候本来就比较好学,店子里老板在打印文件的时候,她只是在WORD文档里选择了要打印的文档,然后点击上面那个打印机一样的图标,然后就会有让你选择的东西,比如说打印几张等的问题,我就把那个要打印几张的地方改成了3,就打印出来了。
这次遇到的问题可以说很简单的就搞定了,所以,对于我们来说平常的学习也是很重要的,如果我以前在别人工作的时候不认真看,我就有很多东西到现在还要问经理。
这是关于打印机的使用问题,其实也是个简单的问题。不管是工作还是平常我们都要有一颗充满热情的心去看去学去。这是今天工作的心得。
2.2.3上面两项工作是每天必须做的事,有时候公司比较忙的时候,就还会分配其他的事给我们。如,负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
传真件的收发工作。好公司宣传专栏的组稿。按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。每月环保报表的邮寄及社保的打表。
理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。社会保险的投保、申领。统计每月考勤并交财务做帐,留底。
管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭等工作。在这几项工作中,就有我不会做的,传真机从来没使用过,可以说以前见都没见过,所以在知道我有可能要使用传真机去传送文件和接收文件时,在我有空的时候,我早早的就问了张,怎么使用传真机。
张认真的对我说了很多使用时要注意的问题和怎么使用接收传真机的三种方法:传真机可以用三种方法中的任意一种接收文稿,每种方法还能进一步修改以满足您的需要。
传真机有三种接收模式.1自动接收:当您希望传真机在没有任何人为干预的情况下自动接收传真时,请选用自动接收.在这种模式下,传真机自动接收来自传真机的呼叫,并且,当收到电话呼叫时可以振铃(随您选择)。
2录音电话接收:将传真/电话线与录音电话机相连,这样,在无人在场的情况下就可用这一模式.当您的录音电话机设置为录音,这个模式接收传真呼叫,并按规定路线将电话呼叫发送给录音电话机.3人工接收:当您希望亲自应答每一次呼叫时请用人工接收方式.用传真机的这个模式时,凡是打进来的每次呼叫都会振铃,不论是从传真机来的还是从电话机来的.您使用子电话机也可以得用这个模式.注意事项:不允许电源软线挨靠任何物品.不要将传真机放置在电源软线会被踩到的地方.确认电源软线无绞缠、打结.我把这些都记在了自己的笔记本上,同时,再有文件要传送的时候仔细的看了张的操作步骤,认真的记好了。
关于传真机的使用问题也这样解决了。
2.2.4公司比较小,所以自己办公区域的卫生也要自己保持干净。所以每天下班的时候,我们还有必须的搞好自己区域的卫生,每天5:30我们就要搞卫生和整理好自己办公桌上的东西,准备下班了。
下班之前我们还要交流一下各自遇到的问题和把信息汇总给经理。其实看似简单,做起来也很繁琐,总之,就是你份内的事你要做好,不是你份内的事,你不忙的话也可以帮着做。
我的工作内容就差不多是这些了。
3.实习总结
3、针对问题提出解决的方案
3.1(各级标题由自己定,下同)
4、实习体会(结合在校学习的内容和实习内容)
4.1(各级标题由自己定,下同)
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