电子文件归档与电子档案管理办法

电子文件归档与电子档案管理办法

第一章总则

第一条为规范集团电子文件归档与电子档案管理，有效维护电子文件与电子档案的真实性、完整性、安全性和可用性，加强管理，提高利用效率，促进信息共享和利用，便于长期保存，根据电子文件归档与电子档案管理规范(8894-2016)，制定本办法。

第二条本办法规定了集团各部门、各单位具有保存价值电子文件的收集、整理、著录、移交归档与电子档案编目、管理和处置的一般方法。

(一)本办法中电子文件与电子档案管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持集中、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的原则。

(二)本办法下列用语的含义1.电子文件：集团在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

2.归档：将具有凭证、查考和保存价值的电子文件及组件从计算机网络集中到可脱机保存的载体上，以便长期保管的过程。3.逻辑归档：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件保管。

4.物理归档：指把电子文件集中到可脱机保存的载体上进行保管。5.电子档案：具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

6.组件：包括电子公文正文、若干附件、定稿或修改稿、公文处理单等。7.元数据：描述电子文件和电子档案的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

8.真实性：电子文件、电子档案的内容、逻辑结构和形成背景与形成时的原始状况相一致的性质。9.完整性:电子文件、电子档案的内容、结构和背景信息齐全且没有破坏、变异或丢失的性质。

10.可用性:电子文件、电子档案可以被检索、呈现或理解的性质。11.电子档案管理系统:对电子档案进行采集、归档、编目、管理和处置的计算机信息系统。

第二章机构与职责

第三条管理机构及职责。

(一)集团办公室是集团电子文件归档、电子档案管理工作的归口管理部门，按照统一管理、分级负责的原则，明确分管领导，负责电子档案管理系统的建设与应用培训；

负责指导电子文件形成部门按归档要求管理应归档电子文件；负责监督电子文件归档和电子档案编目、管理和处置等各项工作；

负责监督涉密电子文件归档和电子档案的保密管理。

(二)集团各单位综合管理部门应将电子文件归档及电子档案管理纳入部门职责范围，建立电子文件归档及电子档案管理制度，确保其制度真实性、完整性和可用性。

同时，负责监督涉密电子文件归档和电子档案的保密管理。

(三)集团各相关部门及各单位要将电子文件的收集、整理、著录、归档、保管、利用纳入到公文处理程序和档案人员的岗位职责。

档案部门对电子档案的形成全过程实行监控，保证管理工作的连续性。

(四)集团信息化部门负责依据标准建设集团综合办公平台系统电子文件归档功能，参与电子档案管理系统建设，为电子管理提供信息化支持。

第三章电子档案管理系统

第四条集团综合办公平台与电子档案管理系统。(一)集团综合办公平台设置电子文件归档功能，按相关要求形成、收集、整理、归档电子文件及其元数据，对已收集、积累的电子文件进行跟踪、审计。

(二)电子档案管理系统基本功能

1.应具备电子档案管理配置功能，包括分类方案管理、档号规则管理、保管期限表管理、元数据方案管理、门类定义等功能。

2.应具备电子档案管理功能，包括采集、登记、分类、编目、命名、存储、利用、统计、鉴定、销毁、移交、备份、报表管理等功能。

3.应具备电子档案安全管理功能，包括身份认证、权限管理、跟踪审计、生成固化信息等功能。

4.应具备各门类纸质档案管理功能，包括对电子档案和纸质档案同步编目、排序、编制档号等功能。

(三)档案信息化基础设施

1.档案信息化基础设施和信息安全设施应能保障电子档案管理系统的正常运行，满足电子文件归档与电子档案管理活动的实际需求。

2.应配备电子档案管理系统以及电子档案管理需求相适应的系统硬件、基础软件和存储、备份等设备。

3.应配备与电子档案管理系统相适应的安全保障设施，包括杀毒软件、防火墙等设备。

第四章电子文件管理

第五条电子文件归档范围。

(一)电子文件归档范围

1.反映集团职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件(包括内部编辑的书籍)及其元数据应收集、归档。

2.电子文件归档范围参照__集团有限公司档案管理规定执行。

(二)电子文件元数据归档范围

1.应归档电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档。

2.文书类电子文件应归档元数据包括：题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、文件大小、文档创建程序等；发文的起草、审核、签发、复核、登记、用印、核发等，收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。

3.声像类电子文件应归档元数据包括题名、摄影者、录音者、摄像者、人物、地点、业务活动描述、密级、计算机文件名等。

第六条电子文件收集、保存命名、著录、整理。

(一)电子文件收集

1.各级档案管理员要及时、完整、准确收集具有查考和保存价值电子文件，有附件的应同时收集附件。如发现该存而未存的电子文件，应及时向有关人员索取。

2.所有统一编有文号发文的电子文件及其审批件，由文号分配管理人员和发文责任人负责收集，并定期向本部门档案管理员移交。

3.所有未编有文号但盖章的并具有保存价值的电子文件及其审批件由印章管理员负责收集，并按定期向本单位档案管理员移交。

4.其他具有保存价值的非发文类和非盖章类的电子文件及其审批件，由电子文件经办人或部门文秘分发给本单位档案管理员存档。

(二)电子文件保存命名

1.发文责任人、印章管理员和档案管理员收到电子文件及审批件后，应分别把最后正式发文的电子文件、审批件进行规范命名保存。

2.各类电子公文命名，应采用英文字母和阿拉伯数字相结合的方法，按“发文单位简称(英文或拼音简写)+文件类别(拼音简写)+年度(数字全称)+文号顺序号(无文号的按存档顺序号)”的顺序命名。

3.发文单位简称只用英文或拼音简写即可。如集团办公室用“jtbgs”表示，其他发文单位简写由各单位参照此规则并自行确定。

4.文件类别主要包括：公司文件(gswj)、公司函(gsh)、董事会(ds)、股东会(gd)、部门文件(如办公室为bgswj)、工作通报(tb)、工作简报(jb)、会议纪要(jy)、专题会议纪要(ztjy)、合同或协议(gsht)、其他材料(gscl)等。文件类别分别以括号中的拼音表示，其他未列出的文件类别由各单位参照此规则自行确定。

5.电子文件(审批件除外)在保存命名时，还应在电子主文件名的末尾加上电子文件稿本代码：M草稿性电子文件；U非正式电子文件；F正式电子文件。如：甘__20221号文正式发文的电子文件、其审批件及审批件中的最后一个呈报件的命名方法分别为：gmhXXXF、XXX、XXX。

(三)电子文件著录

1.电子文件在统一分配文号时，应由文号分配管理员直接将文件的相关信息著录到电子档案管理系统中。

2.所有未编有文号但盖章的并具有保存价值的电子文件及其审批件由印章管理员负责移交至本单位档案管理员再著录到电子档案管理系统中。

3.其他具有保存价值的非发文类和非盖章类的电子文件及其审批件，由电子文件经办人或部门文秘收集移交至本单位档案管理员再及时著录到电子档案管理系统中。

4.应及时将正式发文或定稿的电子文件、审批件及呈报件原文添加至电子档案管理系统中。

(四)电子文件整理应基于集团综合办公平台以件为管理单位完成电子文件、纸质文件的整理，整理过程应保持电子文件与元数据的关联。

声像类电子文件的整理由电子文件形成部门基于电子档案管理系统或手工完成。

第七条电子文件归档。

(一)归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第2年6月。

(二)归档鉴定应核实、鉴定电子文件的真实性、完整性、有效性，包括门类、形成年度、保管期限、确定密级、件数及其元数据数量等要素。

(三)归档方式

1.应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用归档或离线归档方式，通过电子档案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及其元数据的归档。

2.对实时进行的归档先做逻辑归档，凡在电子档案信息系统中予以逻辑归档的电子文件，均应每年定期完成物理归档。

(四)归档格式

1.电子公文流转形成的电子公文审批单，保存类型以mht为通用格式，其他电子文件、电子文件组件可以PDF、RTF、WPS、DOC_、PNG等通用格式归档。

2.照片类电子文件以JPG、TIF等格式归档；录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档；录像类电子文件以MPG、MP

4、FLV、AVI等格式归档，珍贵且需永久保存的可收集、归档一套M_F格式文件。

(五)归档要求归档过程应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。

计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

第五章电子档案管理

第八条电子档案的管理。

(一)电子档案的编目

1.应对电子档案与纸质档案进行同步整理审核、重新排序、编制档号，对电子档案保管期限与分类结果不合理或不准确的进行修正。

2.档号作为唯一标识为电子档案及其组件重命名，同时更新相应的计算机文件名元数据。

3.完成整理编目后，应将电子档案及其元数据、纸质档案目录数据归入电子档案管理系统，并按要求分类、有序地存储电子档案及其组件。

(二)电子档案的备份存储1.将电子档案集中拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。

对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。2.储存载体按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。

不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。3.电子档案载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、档号、密级、保管期限、存入日期等。

4.特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。5.离线存储介质应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层；

应装盒，竖立存放或平放，避免挤压；应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离；保管环境温度选定范围：光盘1720，磁性载体1527；

相对湿度选定范围：光盘20%50%，磁性载体40%60%。

(三)须形成纸质文件存档的电子档案

1.所有永久保存的、长期保存的电子档案及其审批件

2.合同、协议类的电子文件。

(四)电子档案的利用

1.电子档案的提供利用应严格遵守集团相关保密规定。

2.电子档案的封存载体不应外借，利用时应使用拷贝件。未经批准任何单位、个人不允许擅自复制电子档案，利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。

(五)电子档案的统计

1.应按照__省档案局档案统计年报要求及本单位实际需要对各门类电子档案情况进行统计。

2.可按档案门类、年度、保管期限、密级、件数、大小、格式、时长、销毁、移交等要素电子档案数量等情况进行统计。也可按年度、档案门类、保管期限、件数、利用人次、利用目的、复制、等要素对电子档案利用情况进行统计。

(六)电子档案的鉴定与审查

1.应定期对电子档案进行销毁鉴定和解密审查。

2.档案部门应根据本单位档案保管期限表进行电子档案销毁鉴定，提出被鉴定对象的续存或销毁意见，必要时可协商相关职能部门。销毁鉴定意见经上级领导和档案部门审核、批准后方可实施。

3.电子档案的解密审查应由档案部门、保密部门共同实施，必要时可协商相关职能部门。解密审查意见经上级领导和保密部门审核、批准后方可实施。

(七)电子档案的转换与迁移1.电子档案当前格式将被淘汰或失去技术支持时，电子档案管理系统更新时，技术更新、介质检测不合格等原因需更换离线存储介质时，应在确保电子档案的真实、可靠、完整和可用基础上，实施电子档案及其元数据的转换或迁移。

2.应在确信转换或迁移活动成功实施之后，再对原电子档案及其元数据进行销毁或继续留存的处置。重新对经过格式转换后的电子档案及其元数据进行备份。

3.定期应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。定期对存储载体进行抽样机读检验，抽样率不低于10，如发现问题应及时采取恢复措施。

(八)电子档案的移交与销毁1.电子档案的移交相关部门、单位如需将电子档案移交至档案管理部门时，应对每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100%时方可进行交接。

双方签字盖章确认，一式两份，各自保存。2.电子档案的销毁(1)应从存储设备彻底删除应销毁电子档案，电子档案管理系统应在管理过程中自动记录鉴定、销毁活动，将被销毁电子档案的元数据移入销毁数据库。

(2)应销毁电子档案的离线存储介质，应对其实施破坏性销毁。实施销毁前，应对备份其中的其他电子档案进行离线存储介质的转换。

(3)属于保密范围的电子档案，其销毁应按集团相关保密规定实施。(4)应填写电子档案销毁登记表并归档保存。

第六章附则

第九条本办法由__集团有限公司办公室负责解释。

第十条本办法自印发之日起执行。