合同这样约定,能有效保护自身权益根据笔者多年的法律工作实务经验来看,在签订合同时,当事人最容易忽略但却往往带来极大隐患的一个问题是:他们通常不清楚合同中对于送达地址确认进行相关约定的重要性,也往往由于该约定的缺失,在之后合同的履行以及发生争议后诉至法院时诉讼程序的推进造成很大的被动。
尤其一些公司或其他单位,通常采用的拟定好的固定合同模版。若是在系列业务中使用没有明确约定送达地址确认条款的合同模版,那么在之后将可能带来批量的争议或法律问题,最终可能造成重大损失。
来看笔者曾参与处理的两个案例:
1、 A公司与B公司签订《设计施工合同》,双方约定“若A公司在后期对设计方案有新的要求需要进行变更的,需要以书面形式及时通知B公司修改”,然而双方在后期合同工履行过程中发生争议,在法院审理该案时,A公司举证证明其曾通过邮寄的方式将关于设计方案的修改意见送达B公司负责人处,B公司予以否认称A公司提交的邮寄单送达地址根本没有有效送达,并非B公司签收。
最终法院未采信A公司该关键证据,致使A公司败诉。
2、 张某借给李某20万元用于其资金周转,后张某依据双方签订的《借款合同》向法院起诉,但法院通过电话、邮寄等多种方式进行了送达,但始终无法联系到李某,应诉手续也无法及时送达,致使案件诉讼程序一直无法及时推进,极大增加了当事人的诉讼和时间成本,拖延了审判效率。
一、什么是送达地址确认条款?
所谓送达地址确认实际上就是作为合同中各方当事人通知义务体现的一个方面,以及合同发生争议后涉诉程序送达处理的参照,约定送达条款在现代民商事合同中已成为必要条款。
二、为什么合同要约定送达条款
1、避免合同履行过程中给对方发送各类通知时无法确定是否送达
在建设工程施工合同、委托设计合同、劳动合同等各类合同中,往往涉及到一方重要的通知义务,譬如关于工程量或结算单的送达确认、设计方案的修改通知、劳动合同关于员工违纪或解除等的通知、借款合同关于催款的通知等等。
若没有有效送达或进行确认的确切证据,往往使具有通知义务的一方陷入不利地位。但如果双方有关于送达条款的约定,一方只需按照约定的地址和联系方式履行了通知义务则可避免由于无法有效送达带来的举证不利的后果。
2、避免在可能的诉讼中产生送达难的问题。
法人注册地址、自然人户籍所在地并不当然能有效送达。一般原告起诉时,能够通过公开途径查询到的被告地址,自然人是户籍所在地,法人是注册地,但上述地址并不一定能有效送达,法院专递可能会被退回/拒收。
诉讼的基本原则是要保障原、被告的基本诉权。因此就被告来说,其必须知悉涉诉情况,因此在 EMS 投递至上述地址被退回的情况下,法院仍须通过其他方式进行送达。
法院往往在通过其他方式无法送达应诉手续的情况下,只有采取公告送达的形式,公告期间一般为六十日,一个案件的审理因案情复杂,可能需要就多份法律文书对被告进行多次公告送达。
这种送达方式,就时间上来说,极大增加了当事人的诉讼成本,拖延了法院审理案件的审限,同时还可能因为公告送达的前置条件未能满足形成程序问题,被二审发回/改判,造成裁判的不稳定性和司法资源的浪费。
三、约定送达条款的法律性
1、送达地址条款的法律依据
《最高人民法院关于进一步推进案件繁简分流优化司法资源配置的若干意见》第三条“完善送达程序与送达方式”中规定:“当事人在纠纷发生之前约定送达地址的,人民法院可以将该地址作为送达诉讼文书的确认地址。”
该条文对于“送达地址条款”约定的效力予以了确认和规范。
2、约定送达条款须符合送达地址确认的实质要件
虽然该案明确了约定送达条款有相当于送达地址确认书的法律效果,但还须符合实质要件。归纳起来主要有以下两个方面:
第一,内容应当明确具体,包括明确的送达地址、当事人对送达地址的确认、送达地址确认的程序适用范围、变更方式、因过错导致文书未送达的法律后果等内容。
第二,为保障当事人的诉讼权利,应当明确提供虚假地址或者提供的地址不准确的法律后果,使双方对送达条款均能够预见诉讼后产生的法律后果。
四、约定送达条款(范本)
最后,附上约定送达条款(范本),供读者参考:
1.1本合同项下任何一方向对方发出的通知、信件、数据电文等,应当以书面形式发送至本合同下列约定的送达地址。
一方当事人变更送达地址信息/电子送达信息的,应当在变更后 3 日内及时书面通知对方当事人,对方当事人实际收到变更通知前的送达仍为有效送达,电子送达与其他送达方式具有同等法律效力。
甲方确认送达地址如下:
地址:××省××市××区/县××路××号,邮编:××××××,联系人:×××,联系电话:×××-××××××。
甲方(□同意□不同意)接受电子送达方式如下:
手机短信:×××××××××/传真:×××-××××××/即时通讯账号(微信号):×××××××××/电子邮箱:×××@×××.com。
【合同每款当事人均参照上述方式列明,每个当事人单列一款】
1.2本合同第 1.1 条约定的送达地址系双方工作联系往来、法律文书及争议解决时人民法院/仲裁机构的法律文书送达地址,各方确认上述送达地址及送达方式适用于诉讼/仲裁的各阶段,包括但不限于一审、二审、再审、特别程序及执行程序。
人民法院/仲裁机构按照上述各方当事人提供的一种或多种送达方式送达法律文书,送达时间以上述送达方式中最先送达的为准。
合同各方当事人保证提供送达地址/电子送达信息准确、有效,如果提供的地址/电子送达信息不确切,或者不及时告知变更后的地址/电子送达信息,使法律文书无法送达或未及时送达,自行承担由此可能产生的法律后果。
人民法院/仲裁机构按上述各方当事人提供的送达地址/电子送达信息进行送达,因当事人提供的地址/电子送达信息不确切,或者不及时告知变更后的送达地址/电子送达信息,导致法律文书未能被受送达人实际接收的,直接送达的,民事诉讼文书留在该地址之日为送达之日;
邮寄送达的,文书被退回之日为送达之日;电子送达的,以送达信息到达受送达人特定系统时,即为送达。
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