当前位置

律界问答员工背景调查应该如何做？

员工背景调查应该如何做？

问题描述

员工背景调查应该如何做？

1个回答

关键词：员工、公司高管、背景调查、个人信息保护法

应该如何做好员工背景调查？

1、背景调查的概念

背景调查是用人单位对入职者进行背景资料和证明材料的核查。最早起源于国外，在我国常见于大型外资企业，随着个人信用价值的日益凸显，越来越多的企业将背景调查用于入职者的录用参考依据，比如大型车企、互联网、金融等高新企业。

企业通过设立专门的背景调查部门，比如吉利集团；或通过委托专门从事背景调查的机构对入职者的身份信息、学历信息、职业资格、金融资信、裁判文书、失信被执行人信息、犯罪记录等情况进行调查后，形成调查报告交由企业的用人部门审查。

企业内部的背调部门，外部的专业背调机构都将面临如下尖锐的问题：企业所调查的信息是否应当被认定为隐私？企业调查信息方式是否违法？

企业使用信息是否存在不当行为？

2、背景调查的内容

（一）什么是“个人信息”？

1.《个人信息保护法》对个人信息的规定根据《个人信息保护法》第四条规定，个人信息是以电子或者其他方式记录的与已识别或者可识别的自然人有关的各种信息，不包括匿名化处理后的信息。

个人信息的处理包括个人信息的收集、存储、使用、加工、传输、提供、公开、删除等。根据《个人信息保护法》第二十八条规定，敏感个人信息是一旦泄露或者非法使用，容易导致自然人的人格尊严受到侵害或者人身、财产安全受到危害的个人信息，包括生物识别、宗教信仰、特定身份、医疗健康、金融账户、行踪轨迹等信息，以及不满十四周岁未成年人的个人信息。

只有在具有特定的目的和充分的必要性，并采取严格保护措施的情形下，个人信息处理者方可处理敏感个人信息。因此，在处理个人信息时，个人信息处理者应当严格按照《个人信息保护法》的规定。

根据《个人信息保护法》第二十九条规定，处理敏感个人信息应当取得个人的单独同意；法律、行政法规规定处理敏感个人信息应当取得书面同意的，从其规定。

另外，《个人信息保护法》第三十条规定，个人信息处理者处理敏感个人信息的，除本法第十七条第一款规定的事项外，还应当向个人告知处理敏感个人信息的必要性以及对个人权益的影响；

依照本法规定可以不向个人告知的除外。

2.《劳动合同法》对个人信息的规定根据《劳动合同法》第八条规定，用人单位可收集的员工个人信息限于“与劳动合同直接相关的基本情况”，主要包括：姓名、性别、民族、国籍、身份证号码、住址、个人邮箱、健康状况、学历学位、工作经历、紧急联系人（或主要家庭成员）等。

3. 背景调查所涉及的个人信息具体到背景调查所涉及的个人信息，包括身份信息、学历信息、资质信息及工作经历。对中、高层管理岗位人员或其他核心岗位人员进行调查时，还会涉及到对其职业素养的调查，包括专业能力、管理能力、沟通技巧、向上管理和向下管理的能力、过往的经历以及其他核心岗位所需的特殊经历等，在这些信息的调查过程中也可能会涉及到过往企业的关键信息和核心技术。

结合《个人信息保护法》对于信息的界定，企业在收集员工信息时应注意信息的范围和边界，处理信息应当遵循合法、正当、必要和诚信原则，不得通过误导、欺诈、胁迫等方式处理个人信息，同时处理个人信息应当具有明确、合理的目的，并应当与处理目的直接相关，采取对个人权益影响最小的方式。

收集个人信息，应当限于实现处理目的的最小范围，不得过度收集个人信息。对敏感个人信息处理时应更加关注特定目的性和充分必要性。

（二）背调调查主体背景调查的主体主要包括企业背景调查人员或团队、第三方背景调查机构等，根据背景调查主体的不同，背景调查的方式主要分为自主调查和委托调查。

1. 自主调查

现实中，通常企业会由人事进行相关的背景调查工作，而有的企业已经建立起了自己的背景调查团队，在自主调查时，尤其应注意调查过程中存在各项法律风险，我们将在下文详细阐述。

2. 委托调查

在自主调查无法满足调查需求的情况下，企业会选择委托第三方背景调查机构进行调查工作。根据《个人信息保护法》第二十一条规定，个人信息处理者委托处理个人信息的，应当与受托人约定委托处理的目的、期限、处理方式、个人信息的种类、保护措施以及双方的权利和义务等，并对受托人的个人信息处理活动进行监督。

受托人应当按照约定处理个人信息，不得超出约定的处理目的、处理方式等处理个人信息；委托合同不生效、无效、被撤销或者终止的，受托人应当将个人信息返还个人信息处理者或者予以删除，不得保留。

未经个人信息处理者同意，受托人不得转委托他人处理个人信息。作为委托方，即用人企业，应当与受托方即调查机构签署书面的《委托合同》或符合法律要求的《电子委托合同》，在委托合同中明确约定双方在个人信息保护的权利义务和责任，并要求独立背景调查机构通过合法途径调查候选人员工个人信息，保护好已获取的员工个人信息。

根据《个人信息保护法》第二十条规定，个人信息处理者共同处理个人信息，侵害个人信息权益造成损害的，应当依法承担连带责任。

因此委托方应尽量禁止调查机构转委托，以降低信息处理方可能引发的不可控风险。

（三）背调调查对象背景调查的对象分为：普通员工和公司高管或重要员工。

1. 普通员工

2. 公司高管或重要员工

公司高管或重要员工，主要是指涉及企业“钱”（会计、出纳）、“权”（管理、决策权）、“命”（命脉，技术人员）的员工，因这些员工的岗位直接影响公司的发展，故企业更加注重这些人员的职业素养，例如：专业能力、管理能力、沟通技巧、向上管理和向下管理的能力、过往的经历。

又因这些员工会接触到公司的关键信息和核心技术，因此需要调查其曾经职责范围、绩效表现、团队合作能力、抗压能力。

（四）背景调查的权限背景调查并不等于秘密调查，《个人信息保护法》第13到17条规定，个人信息处理者应当取得个人同意，为订立、履行个人作为一方当事人的合同所必需或按劳动制度所必需，该同意应当由个人在充分知情的前提下自愿、明确作出；发生变更，应当重新取得个人同意；个人有权撤回其同意（但不影响撤回前的个人信息处理活动）。合法授权的途径主要包括：

1. 通过微信、短信等方式，发送背调通知并要求被调查人回复；

2. 让被调查人签署背调《授权书》；

3. 给予员工充分的选择权，在员工自愿的基础上实施。背调流程主要为：先背调前一至三段经历、目前在职单位待提出离职后再补充背调（例如：A公司面试完，还没回到原公司，A公司HR电话背调原公司，被原公司开除-A公司赔偿）。因此，企业在进行背景调查工作时，务必要取得个人的同意和授权，在员工不知情的情况下展开调查工作，是侵犯员工的个人信息权益的典型违法行为。

（五）背调调查方式根据背调方式是否合法将其分为合法方式和非法手段。

1. 合法方式

主要是指：来源合法，应为正当途径，不能购买、贿买等方式获取；过程合法，不得采取侵害公民人身、财产权利方式搜集信息；

结果合法，获得形式合法、内容合法的调查报告。

2. 非法手段

主要包括：偷拍、偷录、跟踪搜集个人行踪轨迹；向负有保密义务的第三方收集证据......以非法手段获取员工个人信息的，侵犯员工权益或造成员工精神、财产损害的或将承担相应民事赔偿责任；

企业根据非法收集信息主张解除劳动关系的，还需要承担违法解除劳动合同的赔偿金。

相关问题

大家都在看

Top