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公司制定的规章制度要想合法,必须具备的条件和流程

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（一）通过民主程序制定规章制度

根据《劳动法》第八条、《劳动合同法》第四条第二款、第三款以及《最高院关于审理劳动争议案件的解释一》第五十条的规定，通过民主程序制定劳动规章制度是用人单位的法定义务，亦是劳动规章制度合法的必备要素之一，涉及劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规定，用人单位不能随意制定，必须经法律要求的民主程序，否则相关规章制度存在无效风险。

就劳动规章制度制定中的民主程序，用人单位可从如下几点着手完善流程：

1、在专业人士的指导下制定规章制度草案；

2、提前发放制度草案，通知召开员工大会或职工代表大会，征求员工意见（留存3、工会或职工代表讨论通过（有工会的，留存《工会意见函》，无工会的，留存与会人员签字的《会议纪要》）。

（二）公示告知员工劳动规章制度

根据《劳动合同法》第四条规定，用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度公示或告知劳动者。

据此，用人单位规章制度只有向劳动者公示后才对劳动者产生约束力。若未向劳动者公示，即使劳动者行为构成严重违反规章制度，原则上用人单位也不得作为解除劳动合同的依据，否则存在被认定为违法解除劳动合同的风险。

就劳动规章制度的公示告知，用人单位可选择如下路径：

1、直接签收公示，留存《制度签收阅读、公示确认表》；

2、培训考试公示，留存《培训记录表》、制度考试试卷；

3、会议公示，留存《会议签到表》《会议纪要》；

4、网站、电子邮件公示，要求员工回复确认，并留存《用户名确认表》《电子邮件》或聊天记录。

（三）规章制度(惩处)内容具备合法、合理、可操作性

1、合法性

用人单位在制定劳动规章制度时，应注意不得违反现行法律规定。实践中用人单位劳动规章制度中常见的“本单位员工之间不得谈恋爱和结婚，不得打听薪资，一旦发现，立即解除劳动合同”等规定，因此类规定违反《民法典》等相关法律的规定，极大可能被法院认定为不合法。可能带来的后果有：

一、相关规章制度规定无效，对劳动者没有法律上的约束力；

二、被劳动行政部门责令改正，给予警告；

三、给劳动者造成损害的，承担赔偿责任。

2、合理性

用人单位针对员工过错制定惩罚制度时，应注意员工所犯过错与其所受惩罚程度相匹配。实践中，用人单位规章制度中常见的“因劳动者原因导致公司财物损失应承担全额赔偿责任，并且予以开除”及“吸烟一次即可解除劳动合同”等规定，此类不加以区分员工过错程度及行为客观危害后果，一刀切开除的规定，显然不具有合理性。

对于员工惩罚制度的制定，建议用人单位结合员工的主观过错程度和客观危害后果为标杆设计，重点关注：权利与义务是否对等，收益和风险是否对等。

如规定“员工故意损害单位利益造成单位经济损失达多少万元的，或员工因过失导致单位经济损失达多少万元的，可解除劳动合同”，则有一定的合理性。

此外，单位还需关注规章制度是否符合“公序良俗”、“社会主义核心价值观”的要求。

3、可操作性

用人单位在制定劳动规章制度时，注意少用“重大”、“较大”、“严重”、“特殊情况下”“原则上”“领导”“其他”等模棱两可的语言，如使用，建议明确标准，尽可能穷尽相关情形，减少歧义，否则相关主张有可能不被法院支持。

（四）先调查取证后解除劳动关系

普通民商事案件的基本举证原则是“谁主张、谁举证”。而根据《最高院关于审理劳动争议案件的解释一》第四十四条规定，在“单位解除”类劳动争议案件中，单位需要“自证清白”，即单位除需提供合法、合理、有效的规章制度外，还需提供员工严重违纪的事实证据。

所以，用人单位在处理“问题员工”时，一定要在取得员工严重违纪行为的充分证据后，再采取相应的处理措施，万不可“冲动行事”。

建议用人单位在专业人士的指导下进行取证，保留《检讨书》《笔录》，录音、录像等证据。

（五）先通知工会后解除劳动关系

根据《劳动合同法》第四十三条规定，用人单位单方解除劳动合同，应当事先将具体事由通知工会。

又根据《最高院关于审理劳动争议案件的解释一》第四十七条规定，对于建立了工会组织的用人单位，未提前通知工会即解除与员工的劳动关系，将构成违法解除，员工有权要求用人单位支付赔偿金。

因此，对于建立了工会组织的用人单位，在解除与员工劳动关系前应注意提前通知工会，保留《解除劳动合同工会告知函》以及工会的复函，没有建立工会的用人单位，为避免风险，也建议通知当地区总工会，千万不要仅因犯了未通知工会的程序性低级错误以致承担相应的法律责任。

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