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律界问答档案室安全管理制度

档案室安全管理制度

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档案室安全管理制度

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1 范围

本制度适用公司档案室档案存放、保管的安全管理工作。

2 目的

为加强公司档案室安全管理,确保档案存放安全,更好的为公司生产经营工作提供服务,制定本制度。

3. 各级人员安全工作职责3.1 分管档案工作领导职责3.

1.1 组织开展宣传教育活动,贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策。

3.1.2 加强对档案工作的领导,在档案室安全方面,从人力、财力、物力上给予支持;

及时解决工作中的重大问题和困难,逐步改善工作条件,使档案工作与公司整体工作协调发展。

3. 2 档案管理部门负责人职责

3.2.1 组织本部门人员学习档案法规,执行档案工作规章制度,把档案工作列入本部门的工作计划。

3.2.2 对档案室安全工作进行监督、指导、检查工作,保证档案室安全。

3. 3 档案室主任工作职责

3.3.1 贯彻执行国家档案工作的法律、法规和规章制度,负责建立公司档案工作规章制度。

3.3.2 具体负责档案室安全管理,根据档案室安全管理工作需求,逐级向领导提出改进工作和改善条件的意见和建议。

3. 4 专职档案管理人员职责

3.4.1 负责集中统一管理公司文书、业务、会计、基建、设备、声像、统计等档案,编制检索工具,并提供利用服务。

3.4.2 负责做好档案资料收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁、催还和移交等工作。

3.4.3 切实加强档案的保护,做好“八防”工作,保障档案的完整与安全。

3.4.4 认真执行国家、行业、公司有关保密制度。

3.4.5 积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。

3. 5 档案鉴定工作领导小组职责

3.5.1 贯彻执行《档案法》及党和国家有关档案工作的各项方针、政策。

3.5.2 按照公司各类档案保管期限要求,根据档案管理人员提出的申请,确定档案资料的重要程度,及时组织有关人员对档案资料进行鉴定,确定是否销毁。

指定2名以上人员实施档案资料销毁,并督促、检查制度履行情况。

3.5.3 不断提高小组成员本岗位业务技能,了解熟悉档案工作有关要求,增强甄别能力。

3.5.4 认真贯彻执行党和国家的保密制度,确保档案的安全和保密。

4 档案管理

4.1 文件材料归档制度

4.1.1 根据《天昌公司文件材料归档范围保管期限表》要求,各部门将承办完毕的、具有查考利用价值的文件、材料(包括帐、表、凭证、基建、声像等),按时收齐整理归档。

各部门兼职档案员负责具体收集、整理,部门负责人在档案资料上交公司档案室前进行把关。

4.1.2 文件材料归档范围:公司内部形成的文件、材料和上级下发的所有有关行业方针、政策、规定和反映单位主要职能活动的文件、材料、声像等。

4.1.3 归档时间:按照归档规范要求,每年3月底前,综合档案室对各部门上交的档案资料整理后及时归档。

4.1.4 综合档案室协助各部门做好专业、科技、声像等档案的归档工作,并办理接收手续,统一归档。

4.1.5 综合档案室在完成归档的同时,切实做好各种资料、书刊、报纸的收集整理装订工作。

4.2 档案收集制度

4.2.1 综合档案室对公司文件材料的形成、积累、整理、归档进行业务指导,督促检查。

4.2.2 各部门兼职档案员负责收集反映本部门业务工作情况的各种数据、报表、记录等资料,于年度结束后三个月内将全部文件材料分门类整理好并形成目录,交综合档案室归档保存。

4.2.3 具体实施部门负责公司重大活动、重要会议材料的收集工作。

4.2.4 公司内部形成的设备(仪器)材料,由档案员参加开箱时直接收集归档;

本公司形成的基建档案,由档案员在参加“基建工程竣工验收会”时随时收集归档。

4.2.5 公司内部形成的各种声像材料,上级机关颁发的奖牌、奖杯及各种荣誉证书,由综合档案室随时收集归档。

4.3 档案保管制度

4.3.1 档案保管要贯彻“以防为主,防治结合”的原则。

要有适宜保存档案的库房和切实可行的档案“八防”(防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温、防虫蛀、防鼠咬)措施。

4.3.2 档案室内严禁吸烟和放置易燃易爆危险品以及对档案保护不利的其它物品,做到专室专用。

4.3.3 档案保管人员要提高警惕,增强保密观念,出入档案室要注意关门落锁,下班前要将门窗、照明及其它设备全部。

4.3.4 保持档案室内的清洁卫生,按时记录档案室内温湿度,定期检查,补充杀虫灭菌药物。

4.3.5 对室藏档案要定期进行检查、核对、做到帐、物相符。

对字迹褪变、损坏的档案,应及时进行修补和复制。

4.4 档案安全保密制度

4.4.1 档案工作人员要认真执行《中华人民共和国保守国家秘密法》,严格遵守《保密守则》,切实保证档案的安全管理。

在调换工作时,对所管的档案要办理交接手续,离职后对所了解的机密情况,不得泄露。

4.4.2 综合档案室是机要部门,非本室人员未经许可不得入内。

4.4.3 未经批准,任何人不得将档案带出档案室,档案内容不得私自摘抄、复印和随意传播。

4.4.4 档案员要经常检查库房和档案的安全,发现问题及时向领导报告,认真处理。

4.4.5 凡查阅密级的档案,应按划密规定掌握使用,严格控制保密范围。

4.4.6 到期应销毁的案卷、资料,按规定手续报经领导批准,由二人以上监销处理。

4.5 档案借阅制度

4.5.1 综合档案室应及时提供档案资料的借阅利用,为党和国家及公司生产经营工作服务。

4.5.2 借阅档案时,首先由借阅人认真填写借阅档案登记簿,根据重要程度报请不同级别领导批准后方可借阅。

借阅后应按时归还,逾期者续办手续,否则予以收回。

4.5.3 借阅档案者,只能查阅指定的档案材料,不准翻阅其它文件。

4.5.4 借阅者要珍惜、爱护档案,不准涂改、拆卷、污损、撕抽页、勾划等。

4.5.5 借阅者要自觉遵守制度,违者要追究责任。

4.6 档案库房管理制度

4.6.1 按规定将档案分类排放、排列整齐。

4.6.2 保持库房清洁、干燥和卫生,切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等工作。

4.6.3 库房内禁止存放易燃、易爆、杂物、食品等危险物品。

经常检查库房消防器材。

4.6.4 非经允许,外人不得随便进入库房。

4.6.5 管理人员做到人走门窗,妥善保管库房钥匙,确保库房安全。

4.6.6 档案管理人员要熟悉库藏情况,对库藏档案和资料和保管情况定期进行检查核对,作到帐物相符。

对已破损和字迹褪色的档案,应及时修复和复制。

4.6.7 有库房温湿度记录,掌握温湿度变化情况,进行分析,制定管理计划。

档案库房的温度应控制在14度-24度,相对湿度应控制在45%-60%。

4.6.8 未经批准,任何人不准将档案带出库房,更不准私自摘抄、外传、要严格遵守保密制度。

4.6.9 切实做好平时防范工作,做到人离灯灭,消除火灾隐患,保证档案安全。

4.6.1 0 库房由专人管理,借阅室与库房分开。

4.7 档案鉴定销毁制度

4.7.1 档案鉴定工作,就是甄别和鉴定档案的价值,并根据它们的不同价值确定不同的保管期限,以便把需要长久保存的档案,妥善地保存起来,准确地剔除无价值的档案材料。

4.7.2 根据上级档案部门的指导性文件及公司档案归档范围和保管期限表的规定,对档案进行定期鉴定,坚持实事求是的原则,从实际出发,正确判定档案价值。

4.7.3 进行档案鉴定时,公司档案鉴定领导小组具体安排,综合档案室和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。

采取直接鉴定的方法,一件一件地审查文件,准确地进行分析,判定其价值,要以卷内最重要的文件价值来确定该卷的保管期限。

4.7.4 档案的销毁。

各部门收到的各级来文,都无权自行销毁,必须按照规定送交档案室,经鉴定后,统一销毁。

4.7.5 档案经公司档案鉴定领导小组鉴定后,组成档案销毁小组,负责档案的销毁工作。

4.7.6 对超过保管期限或确无保存价值的文件经过鉴定,需要销毁的档案,必须编造销毁登记簿,经公司领导批准后,方可销毁。

4.7.7 销毁档案时,必须由二人以上在指定地点监销,监销人员必须在销毁登记簿上签名,并注明销毁方式和日期。

4.7.8 销毁档案登记簿要妥善保管,并将所销毁档案在目录中注销。

4.8电子文件电子档案管理制度

4.8.1 凡公司业务活动中所形成能够反映公司主要职能和历史面貌,具有保存价值的电子文件、电子档案,均应收集、整理、移交综合档案室。

4.8.2 各部门兼职档案员,应及时收集平时部门产生的电子文件材料,并保持电子文件之间的历史联系,做到齐全完整。

4.8.3 各部门将已收集完整的电子文件材料按要求进行整理、分类,转成其它保管期限较长的载体(光盘、磁盘等)。

4.8.4 对已形成的电子文件必须标明载体信息的内容、运行工作环境,相关支持软件、其他说明等一同归档,并做好电子档案的登记、检索工具。

4.8.5 每年3月底以前各部门向档案室移交上年度的电子档案。

4.8.6 对已归档的电子档案有效性保证:每满一年,对电子档案读取处理有关的设备更新情况进行一次检查登记,确认库存载体与新设备的兼容性,如不兼容,应进行电子档案的载体转换工作,原载体同时保留时间不少于3年。

4.8.7 定期检验结果应填入电子档案管理登记表。

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