员工费用报销的流程是什么

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员工费用报销的流程是什么

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员工费用报销的流程是什么

以某公司的规定为例：

事先核准及事后报销表单流程如下：

实物报销：报销条件为发票、验收(入库)单、采购单原件，三者缺一不可，特别情况为采购单带支票提货，请先填写《公洽借款单》，经核准入账后再开出支票，三日内缴回支票签收之存根及发票、验收单。

① 出差：“出差(预算)申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(附已经核准之“出差(预算)申请书”)；

销售人员须另附《行动周报及时间分配表》。

② 交际费：“出差(预算)申请书(交际栏)” →“报销请款单” 或“费用及出差旅费报销申请表”(附已经核准之“出差预算申请书(交际栏)”)。

③ 车费：“合富用车申请书”→“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”(出租车车费，附已经核准乘坐出租车之“用车申请书”)。

④ 验收单据：公司自用物品采购验收，请填写《事务用品验收单》，生产，经营用存货验收，经IQC核验后填写《入库单》。

⑤ “采购单”(如有借款，应附“公洽借款单” )或“费用及出差旅费报销申请表”( 如有借款，应附“公洽借款单”；

如有相关费用，应附“出差(预算)申请表” )——部门主管——财务复核——财务长——总经理签准——出纳报销。

途中交通费标准和说明：

标准：

① 员工出差或培训应以最经济、有效的方式到达目的地，员工出差乘坐交通工具的规定按车程时间限定标准：6小时以下乘坐硬座或长途汽车；

6～8小时可乘坐硬卧；8～16小时可乘坐软卧；16小时以上可乘坐飞机。员工超标申请特批乘坐飞机的，公司准予按上述规定标准报销途中费用之外，最多再增加200元/次。

② 外地应聘者到上海总部来面试，由公司负责来往异地交通费用，如超过10小时以上，可报销火车硬卧车票；如10小时以下，可报销火车硬座费用。

如需搭乘飞机，需事先经总经理核可预算申请。

员工因公出差(到常驻工作地之外地区工作)，应事先填写“出差预算申请书”，详细注明出差地点、准备搭乘交通工具及其它各项预计支出内容、金额；

并依照审批权限核准后，方可作为报销的必备附件交财务存档。员工出差回来后应在一周内将合法的报销单据整齐粘贴后，依核准权限核准后再交财务部；

报销费用如超过所申请的出差费用，应详细说明理由并获得总经理批准，否则，超过部分费用将不予报销。

说明：

① 火车、长途汽车，应以火车、汽车票根为报销依据。

② 员工遇规定以外的紧急公务必须搭乘飞机者，应事先填写“定票单”，并报总经理批准，由公司相关人员统一订票、购买、结账，但员工必须在抵达目的地后一周内将票根交还给订票经办人员，并不得再报销此费用。

搭乘任何交通工具，必须尽量利用下班时间。

③ 出差期间，由于其它与工作无涉的事情所发生的费用，或由于员工本人的原因导致发生的额外费用(如退票费等)，一律由该员工本人承担。

④ 已参加公司商业意外保险的员工，不得再另外报销飞机意外保险。

市内交通费用标准和说明：

标准：

① 凡从事销售、业务、维修等经常公出工作的员工，经部门经理批准日常工作所需的交通费可以选取以下方法之一：

a) 据实报销：凭公交车票据实全额报销，凭出租车票按本办法第3 点规定限额报销出租车票。

b) 定额报销：在上海由公司行政管理人员每月集中购买与报销最高限额每人每月200元的当地公共交通卡，领卡者在当月内不得再报销任何市内交通费。

② 除销售、维修、业务之外的部门员工的出租车票报销标准，公交车票可据实全额报销。出租车费依本办法第3点规定执行。

③ 员工在常驻工作当地公出，单次可以乘坐的出租车路程以单次最高车费为15元为限(从出发地到目的地单程最高只能报销出租车费15元，而不是单张票据最高只能报销出租车费15元)，深夜(22：00以后，6：00前)允许单次报销50元为限。

④ 员工异地出差，在出差目的城市内允许在出差预算批准范围内报销出租车费。一般不允许报销两个城市间的跨市出租车费。

⑤ 公司个人汽车、摩托车报销规定。

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