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如何有效对账?你会对账吗?对账需要注意什么?

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如何有效对账?你会对账吗?对账需要注意什么?
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我们分享一下日常交易中如何做到有效对账?

为什么谈这个话题呢,上周六昨晚节目后有听众收听了咱们879节目,节目后打电话到律所咨询,大体案情:我给甲加工了一批门窗,陆续也安装完成,在过程中也是陆续付款,但最后由于我方过于对对方的信任将相关的记录本交给了对方,后来工程完成后向对方要钱,对方不配合,作为我方也没有证据证明实际干了多少,还欠多少钱?

在买卖合同、承揽合同、建设工程合同等交易履行中,是比较容易发生这样的情况,一般出现对账或者结算出现问题的情况,一般是之前合作很正常,后期双方也疏忽对账结算,最后发生纠纷,等问题出现后再去对账结算是对方又不配合。

结合办案实际,我们如何有效对账呢?

(一)对账的方式有哪些,存在哪些问题

1、传真对账

记得在七八年前还在企业做法务时,公司还经常用传真对账,随着互联网时代,使用传真对账的企业越来越少,

一、传真件的最大弊端,是热敏纸经过一段时间的存放,文字会变浅直至成一张白纸,那对账单的意义也就不存在了。

二、传真件是复印件,从证据的角度来讲,证明力相对较低,故不建议使用。估计使用传真对账的朋友也很少了。

2、另外就是纸质对账,这也是常见的情形。

就是业务员拿着对账单或者邮寄给对方对账,因为疫情的或者交通成本的考虑可能有些情况实现不了。

3、说到方便、快捷,大家第一想到的肯定是通过日常交流工具如邮件、微信、qq等进行对账。

电子方式对账,存在什么问题?

(1)很难证明对方的身份(2)证据容易丢失,例如聊天记录容易清理、删除。

另外,在实务中还存在以下的问题,

4、例如对账单不能体现对账的相对方,

5、对账没有单价也没有对账的总额。对账对了个寂寞。

6、对账单对账签字的人没有权限

7、否认对账签字人员的身份

8、对账单不是原件,只是复印件

(二)如何有效对账

1、例如在签订买卖合同时可以约定联系沟通的指定的联系人、联系方式,例如联系人姓名、电话、微信号、QQ、邮箱等。这就解决了对账相对方身份的问题。

2、找谁对账:找有权限的人对账

公司老板、会计、项目负责人、合同约定的联系人等,这些人对账一般是有权限的,当然这也存在对账人员身份的问题。

可以通过上述方式来解决,也可以在聊天中的互相介绍或者其他方式来证明,例如是企业法定代表人、股东、监事的,这些都可以去市场监管局打印企业信息。

也可以通过与这些人员的聊天记录、录音来证明相关人员的身份。等等。

3、对账单或者结算单应有哪些项目

(1)对账双方的信息;

(2)对账涉及的项目、数量、单价、总额。

(3)对账相对方人员签字、盖章

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